Narodowe Centrum Badań i Rozwoju

Szukaj

Polecamy

FAQ - kwestie finansowe

drukuj
A A A

Odpowiedzi na pytania zamieszczone w zakładce FAQ mają charakter informacyjny - nie zastępują obowiązującego Regulaminu III konkursu w ramach Programu Badań Stosowanych oraz mających zastosowanie przepisów prawa.

 

1. W jaki sposób rozumieć pojęcie kosztów ogólnych – co zawiera ta pozycja i w jaki sposób powinna zostać naliczona?

 

Koszty ogólne to dodatkowe koszty ponoszone w związku z realizacją projektu, których wielkości nie można jednoznacznie przyporządkować do projektu lub przyporządkowanie takie wymaga zastosowania klucza podziału.

 

W ramach przedmiotowej kategorii kwalifikowane są m. in. następujące koszty:

  • koszty wynagrodzeń personelu zarządzającego, administracyjnego, technicznego i pomocniczego;
  • koszty wynajmu lub utrzymania budynków (koszty najmu, czynszu, sprzątania i ochrony pomieszczeń), koszty adaptacji pomieszczeń dla celów realizacji projektu;
  • koszty utrzymania infrastruktury tj. koszty mediów, utylizacji odpadów, konserwacji i przeglądu urządzeń;
  • usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, internetowe, kurierskie;
  • koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, usługi drukarskie i ksero
  • koszty ubezpieczeń majątkowych;
  • koszty urządzeń i sprzętu biurowego

 

Koszty ogólne  rozliczane są ryczałtem (maksymalnie do 25%) jako procent od pozostałych kosztów kwalifikowanych projektu z wyłączeniem kategorii E zgodnie z wzorem:

 

O = (Op+W+A+G) * max 25%

 

Koszty ogólne są traktowane jako wydatki poniesione i nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako koszty ogólne.

 

Ponadto zaleca się przyjęcie jednakowej stawki ryczałtu dla wszystkich zadań realizowanych przez danego Wykonawcę.

 

2. W jaki sposób powinny zostać przedstawione na etapie składania wniosków oraz rozliczenia wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizacje projektu (czy potrzeba jest prowadzenia specjalnej dokumentacji na ten temat np. karty pracy pracowników)?

 

W dokumencie rozliczającym wynagrodzenia, należy:

 

w przypadku umowy o pracę (lista płac) - wskazać: datę wystawienia dokumentu, nr listy płac, nr ewidencji księgowej, okres którego dotyczy przedmiotowa lista płac w formacie np.: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;

 

w przypadku umów cywilno-prawnych (rachunek) –wskazać: datę wystawienia rachunku, nr rachunku wystawionego przez zleceniobiorcę/wykonawcę, nr umowy cywilno-prawnej, okres którego dotyczy przedmiotowy rachunek w formacie: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby na podstawie ww. umów, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;

 

Prowadzenie karty czasu pracy (lub innej ewidencji) jest niezbędne jest niezbędne dla osób, które pracują nieregularnie na rzecz projektu.

 

Należy pamiętać, że pracownik/wykonawca powinien zostać poinformowany w formie pisemnej tj. oświadczenia, aneksu do umowy o tym, w jakim zakresie jego praca odnosi się do projektu (np. oddelegowanie w ½ etatu).

 

3. Czy koszty patentu np. koszt zgłoszenia do fazy regionalnej czy koszty utrzymania patentu są kosztami kwalifikowanymi w Programie?

 

Kosztem kwalifikowalnym może być opłata za pierwsze zgłoszenie patentowe będące bezpośrednim wynikiem realizowanego projektu (kategoria - koszty operacyjne, koszty ogólne). Informujemy jednocześnie, że istnieją komplementarne źródła ubiegania się o wsparcie w zakresie patentów m.in PATENT PLUS.

 

4. Czy koszty usług obcych, innych niż badawcze mogą stanowić koszty kwalifikowane? Zakładając, że usługi są niezbędne do realizacji zadań badawczych czy można je potraktować jako usługi równorzędne zgodnie z nomenklaturą przedstawioną w załączniku nr 1 do Regulaminu?

 

Istnieje możliwość uznania kosztów usług obcych, innych niż badawcze za koszty kwalifikowalne pod warunkiem, że usługi te są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego realizacją. W zależności od charakteru danej usługi jej koszt może być ujęty w ramach kategorii E, OP lub O.

 

5. Czy w ramach określonych w PBS kategorii kosztów kwalifikowanych można zaliczyć koszty związane z zarządzaniem projektem i jego obsługą finansowo-administracyjną?

 

Wspomniane w pytaniu koszty są kwalifikowane. W zależności do specyfiki danego kosztu należy wykazać go w ramach kategorii kosztów operacyjnych lub kategorii kosztów ogólnych.

 

6. Czy jeśli na etapie rozliczania zadania w którym zakupimy surowiec podamy nr faktury za która kupimy przykładowo 100kg surowca a do badania w ramach dotacji zużyjemy ostatecznie mniej, np. 50kg to czy będzie to stanowić jakiś problem akceptacji wydatku z Państwa strony? Oczywiście będziemy mogli przedłożyć dokument potwierdzający faktyczne pobrania surowca do projektu na podstawie których będzie można wyliczyć faktyczną ilość surowca zużytego do projektu.

 

Rozliczając projekt proszę wskazać kwotę kwalifikowaną we wniosku o płatność w wysokości odpowiadającej zużyciu na potrzeby projektu. Czyli przykładowo jeśli za 100 kg surowca zapłacili Państwo 10 000 zł, a do projektu zużyto 50kg, przy rozliczeniu proszę wykazać kwotę 5 000 zł, niemniej jednak pod każdą fakturę należy podpiąć dokument potwierdzający fakt zużycia surowca do projektu w odpowiedniej wielkości, np. dokument RW, WZ.

 

7. Jeżeli beneficjent otrzyma w ramach zaliczki więcej środków niż faktycznie poniesiemy kosztów to zwrot następuje po rozliczeniu każdego zadania, czy na koniec projektu?

 

Środki finansowe niewykorzystane na realizację projektu lub nieprawidłowo wykorzystane podlegają zwrotowi na rachunek Centrum w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

 

8. W ramach jakiej kategorii kosztów należy dokonywać zakupu oprogramowania?

 

Specyfika oprogramowania  zadecyduje o kategorii kosztów, do jakiej mógłby zostać zaliczony zakup zgodnie z opisem przedstawionym poniżej:

  • Kategoria A- oprogramowanie zakupione wraz z aparaturą badawcza niezbędne do jej funkcjonowania i specjalistyczne oprogramowanie badawcze zakupione lub użytkowane na podstawie licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych.
  • Kategoria O – koszty oprogramowanie typu Office, Windows, anty wirus czy np.  Prince 2 należy pokrywać z ryczałtu przysługującego w ramach kategorii kosztów ogólnych.  

 

9. Czy w przypadku dodatkowych kosztów ogólnych podczas realizacji projektu do należy wykazywać faktycznie poniesione koszty, czy też kwota refundacji tych kosztów jest równa kwocie ryczałtu zaplanowanego we wniosku o dofinansowanie?

 

Beneficjent nie musi opisywać i przedstawiać dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie  kosztów ogólnych, kwota refundacji tych kosztów jest równa kwocie ryczałtu zaplanowanego dla poszczególnych wykonawców we wniosku o dofinansowanie.

 

10. Czy do kosztów kwalifikowanych zalicza się koszty amortyzacji sprzętu będącego własnością wnioskodawcy (zakupiony wcześniej) wykorzystywanego w ramach realizacji projektu PBS? (oczywiście jedynie w okresie wykorzystywania tego w projekcie)?

 

Tak, o ile sprzęt nie był kupiony ze środków publicznych.

 

11. Czy kosztem kwalifikującym się do objęcia wsparciem w ramach Programu Badań Stosowanych są koszty związane z użytkowaniem środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości objętych leasingiem finansowym lub operacyjnym?

 

Zgodnie z Regulaminem konkursu obie  formy leasingu są dopuszczalne.

 

W przypadku leasingu operacyjnego kwalifikowane są tylko koszty rat kapitałowych za okres, w jakim zostały one wykorzystane do realizacji zadań badawczych, a zatem bez części kosztów związanych z transakcją leasingową (np. podatku, marży leasingodawcy, odsetek kosztów stałych, opłat ubezpieczeniowych).

 

W przypadku leasingu finansowego kosztem kwalifikowanym do dofinansowania jest jedynie odpis amortyzacyjny w zakresie i okresie czasu w jakim został on wykorzystany podczas realizacji zadań badawczych.

 

A. Czy w przypadku leasingu operacyjnego dopuszczalne jest, aby raty leasingowe ustalone zostały w nierównej wysokości (degresywne), tzn. zmniejszały się w miarę upływu podstawowego okresu leasingu?

 

Tak pod warunkiem, że okres leasingu zawiera się w okresie realizacji projektu.

 

B. Czy użytkowane środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz nieruchomości po zakończeniu umowy leasingu powinny być nabyte przez beneficjenta na własność?

 

Nie, nie ma takiej konieczności.

 

12. Proszę o informację, czy:

 A) koszt wiedzy technicznej (know-how) przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum jest kosztem kwalifikowanym,

 B) jeśli jest to koszt kwalifikowany, w jaki sposób wyliczyć koszt wiedzy technicznej przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum?

 

a. Tak, pod warunkiem, że wiedza ta jest niezbędna do realizacji projektu i bezpośrednio związana z jego realizacją oraz została nabyta od osób trzecich na warunkach rynkowych.

 

b. NCBR nie narzuca sposobu wyliczania wiedzy technicznej. Wyliczenie to leży w gestii przedsiębiorcy i powinno być wykonane przed rozpoczęciem projektu zgodnie z istniejącymi zasadami.

 

13. Czy koszty konferencji oraz delegacji można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych a jeżeli tak to do której kategorii?

 

Powyższe koszty (z zastrzeżeniem że będzie to udział w konferencji nie jej organizacja) będą kwalifikowane w projekcie w kategorii Op pod warunkiem iż będą niezbędne do jego realizacji, poniesienie kosztu będzie merytorycznie uzasadnione oraz koszt zostanie ujęty we wniosku o dofinansowanie który będzie podlegał ocenie eksperta.

 

14. Czy koszty badań klinicznych są kwalifikowane w PBS?

 

Koszty badań klinicznych są kwalifikowane w zależności od ich fazy. Do kosztów kwalifikowanych zaliczają się badania przedkliniczne oraz badania poprzedzające I fazę badań klinicznych.

 

15. Czy koszty przygotowania wniosku do Komisji Etycznej (badania na zwierzętach) oraz KBE (badania klinicznie) oraz związane z tym opłaty administracyjne są kwalifikowane w ramach projektu?

 

Koszty te będą kwalifikowane w projekcie jeśli będą ponoszone od dnia złożenia wniosku. Refundacja poniesionych kosztów kwalifikowanych będzie możliwa tylko pod warunkiem przyznania dofinansowania projektu i po zawarciu umowy o dofinansowanie z Centrum.

 

16. W jakiej kategorii wydatków należy ująć koszt audytu zewnętrznego realizowanego projektu ?

 

Koszt audytu zewnętrznego zaliczamy do kategorii kosztów operacyjnych.

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju
ul. Nowogrodzka 47a  00-695, Warszawa  tel: +48 22 39 07 401  fax: +48 22 20 13 408
REGON: 141032404  NIP: 701-007-37-77

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju 2011. Wszelkie prawa zastrzeżone.
realizacja: Ideo powered by CMS Edito