Wypełnienie i złożenie wniosku o dofinansowanie jest najważniejszym krokiem w procesie. Niezbędną częścią tego etapu jest zapoznanie się z dokumentacją konkursową, przede wszystkim z Regulaminem konkursu, Kryteriami wyboru projektów, Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów, Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie oraz Wzorem umowy o dofinansowanie. W tych dokumentach opisane są wszystkie informacje dotyczące danego konkursu, m.in.: kto może ubiegać się o dotację (czyli uprawnieni wnioskodawcy), na co można otrzymać dotację, kiedy i gdzie należy składać wniosek, o jak wysoką dotację można się ubiegać (minimalne i maksymalne wartości), jakie są kryteria oceny projektów, w jakim trybie będą one oceniane, jakie koszty są kwalifikowalne (tj. dopuszczalne do sfinansowania ze środków przyznanych przez NCBR), czy też można poznać treść przyszłej umowy wraz z warunkami realizacji projektu.

1.Złożenie wniosku wstępnego

W przypadku niektórych instrumentów (zwłaszcza programów międzynarodowych), pierwszym etapem ubiegania się o dofinansowanie jest złożenie wniosku wstępnego. Zawiera on podstawowe informacje o wnioskodawcy, zespole badawczym oraz planowanym projekcie. Wniosek wstępny jest oceniany, a jego pozytywna ocena oznacza zaproszenie do złożenie wniosku pełnego (właściwego). Wnioskodawcy, których wnioski wstępne oceniono negatywnie, nie mogą ubiegać się o dofinansowanie w tym konkursie (tj. nie mogą złożyć wniosku pełnego).

2. Złożenie wniosku pełnego

W większości instrumentów jest to jedyny etap wnioskowania o dofinasowanie, niemniej jednak, w przypadku, gdy występuje etap wniosku wstępnego, złożenie wniosku pełnego następuje po otrzymaniu pozytywnej oceny wniosku wstępnego.
W przypadku większości konkursów wnioski o dofinansowanie składane są za pośrednictwem systemu informatycznego. Zasady niektórych konkursów mogą jednakże wskazywać konieczność złożenia dodatkowo wniosku w wersji papierowej. W niewielkiej części konkursów składanie wniosku odbywa się w formie tradycyjnej tzn. tylko papierowo. Każdorazowo kwestię tę reguluje dokumentacja konkursu.
Termin naboru wniosków jest wskazany w ogłoszeniu o konkursie. Warto zwrócić również uwagę na język (polski i/albo angielski), w którym należy wypełnić wniosek, co oczywiście reguluje dokumentacja konkursowa.
Wszystkie aktualne konkursy wraz z dokumentacją znajdują się na stronie internetowej NCBR.

Jak uzyskać dofinansowanie (pdf)