Aby projekt uzyskał dofinansowanie musi przejść etap oceny, która zasadniczo obejmuje:

  • ocenę formalną wniosku o dofinansowanie,
  • ocenę merytoryczną,

przy czym w niektórych programach występuje jeden etap oceny tzn. ocena formalno-merytoryczna poprzedzona wstępną weryfikacją poprawności wniosku.

 

  1. Ocena formalna wniosku

Ocena formalna przeprowadzana jest w oparciu o katalog kryteriów formalnych ocenianych wg kategorii „spełnia – nie spełnia”. Niespełnienie któregokolwiek kryterium formalnego powoduje odrzucenie wniosku.

W części programów po ocenie formalnej wniosku wnioskodawca, w przypadku stwierdzenia braków formalnych lub oczywistych omyłek, jest wzywany do poprawy lub uzupełnienia wniosku. Poprawek lub uzupełnień należy dokonać we wskazanym przez NCBR terminie, który zazwyczaj jest nie krótszy niż 7 dni. Dopuszczalne jest jednokrotne dokonanie ww. uzupełnień. Przy czym uzupełnienie lub skorygowanie wniosku nie może prowadzić do modyfikacji części merytorycznej. Po dokonaniu uzupełnień, dokonywana jest ponowna ocena formalna – wyłącznie w zakresie poprawek dokonanych przez wnioskodawcę.

W wyniku oceny formalnej wniosek o dofinansowanie może zostać:

  • skierowany do oceny merytorycznej – w przypadku spełnienia wszystkich kryteriów formalnych
  • odrzucony – w przypadku niespełnienia któregokolwiek z kryteriów formalnych.

Informacja o wyniku oceny formalnej przekazywana jest wnioskodawcy. W części programów, w przypadku negatywnego wyniku oceny wnioskodawca jest powiadamiany także o tym, które z kryteriów nie zostały spełnione oraz o możliwości wniesienia protestu.

  1. Ocena merytoryczna projektu

Każdy projekt, który pozytywnie przejdzie ocenę formalną, jest oceniany merytorycznie. Ocena przeprowadzana jest zgodnie z kryteriami określonymi w regulaminie konkursu. Projekty są oceniane przez specjalistów z dziedziny, której dotyczy projekt. Eksperci są w większości wybierani z Bazy Ekspertów NCBR, a w przypadku programów na rzecz bezpieczeństwa i obronności państwa dodatkowo wskazywani przez właściwe resorty. Wśród nich są m.in. uznani naukowcy, specjaliści z obszaru gospodarki i finansów, pracownicy instytucji doradczych, czy funduszy venture capital. Znaczną część ekspertów NCBR stanowią także specjaliści zza granicy, którzy służą swoją wiedzą i międzynarodowym doświadczeniem.

Tryb oceny projektów jest różny dla poszczególnych rodzajów programów. Z reguły jednak składa się z etapu recenzji pisemnych i/lub etapu oceny panelowej (podczas którego grupa ekspertów podczas posiedzenia wspólnie ocenia projekt). W zależności od programu, uczestnicy panelu ekspertów mogą spotykać się z wnioskodawcą, który ma wówczas możliwość zaprezentowania swojego projektu, a także udzielenia odpowiedzi na pytania, czy też wątpliwości ekspertów. Z kolei, inne instrumenty zawierają też etap negocjacji, który to etap finalnie ustala ostateczną punktację projektu.

W przypadku recenzji pisemnych stosowana jest zasada anonimowości, tzn. wnioskodawca nie zna tożsamości ekspertów oceniających jego wniosek. Ponadto, każdy ekspert przed otrzymaniem od NCBR dokumentacji projektowej (tj. wniosku wraz załącznikami) musi wykluczyć istnienie konfliktu interesów i na potwierdzenie tego podpisać odpowiednie oświadczenie. Ekspert zobowiązuje się do zachowania w poufności wszystkich informacji, jakie posiądzie w trakcie wykonywania oceny oraz zobowiązać się do niewykorzystywania jej w żaden sposób niezwiązany z wykonywaną oceną.

W wyniku przeprowadzonej oceny projekt może zostać oceniony pozytywnie lub negatywnie, a NCBR każdorazowo przekazuje wnioskodawcy informację o przyznaniu lub nieprzyznaniu dofinansowania.  W sytuacji oceny negatywnej, oprócz jej uzasadnienia wnioskodawca otrzymuje także pouczenie o możliwości wniesienia protestu lub odwołania. Wnioskodawca uczestniczący w danym konkursie ma prawo dostępu do dokumentów związanych z oceną złożonego przez siebie wniosku, przy zachowaniu zasady anonimowości osób dokonujących oceny wniosku.