Wnioskodawca, po otrzymaniu informacji dotyczącej przyznania dofinansowania, dostarcza do NCBR wszystkie dokumenty niezbędne do zawarcia umowy (zgodnie z wymogami dla każdego konkursu).

Na tym etapie w części programów NCBR przeprowadza techniczną weryfikację wniosku, która nie stanowi elementu procedury oceny, a wynika w szczególności z rekomendacji ekspertów, sformułowanych podczas oceny projektu. W trakcie tej weryfikacji badane są m.in. zgodność proponowanych wydatków z katalogiem kosztów możliwych do objęcia wsparciem, prawidłowość przypisania kosztów do odpowiednich kategorii, prawidłowość opisu kamieni milowych, czy też adekwatność zaplanowanych wydatków. W przypadku, gdy wniosek w powyższym zakresie wymaga korekty zgodnie z zaleceniami NCBR, wnioskodawca ma możliwość jego poprawy. Po dostarczeniu poprawionego wniosku, umowa o dofinansowanie projektu zostaje zawarta.

Umowa nakłada na beneficjenta szereg obowiązków zarówno w trakcie realizacji projektu, jak również  po jego zakończeniu. Najważniejsze z nich to zobowiązanie do realizacji projektu zgodnie z przepisami prawa, planem i harmonogramem projektu, a także obowiązki związane ze sprawozdawczością.