Szanowni Państwo,

w dniu 25 maja 2018 r. weszło w życie Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływ takich danych oraz uchylenia dyrektyw 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 2016, Nr 119). Rozporządzenie nakłada szereg nowych obowiązków na podmioty, które gromadzą, przetwarzają i wykorzystują dane osobowe.

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju (dalej także NCBR) traktuje ochronę danych osobowych jako najwyższy priorytet. Poniżej przygotowaliśmy dla Państwa niezbędne informacje na temat przetwarzania danych osobowych w NCBR. Dowiedzą się Państwo w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe oraz jakie mają Państwo z tym związane prawa.

Kto jest administratorem Pana/Pani danych osobowych?

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o tym, jak będą wykorzystywane Pani/ Pana dane osobowe, jest Narodowe Centrum Badań i Rozwoju z siedzibą w Warszawie przy ulicy Nowogrodzkiej 47a.
W jaki sposób można się skontaktować z Narodowym Centrum Badań i Rozwoju, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu swoich danych osobowych?
Należy skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych. Poniżej jego dane kontaktowe:

Na jakiej podstawie i w jakim celu przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe?

Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych przez Narodowe Centrum Badań i Rozwoju stanowi art. 6 ust. 1 lit. a), b) lub c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane:

  • gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na NCBR (art. 6 ust. 1 lit. c) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych),
  • gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jest Pani/ Pan stroną lub do podjęcia działań na Pani/ Pana żądanie przed zawarciem umowy z NCBR (art. 6 ust. 1 lit. b) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych),
  • na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody w zakresie i celu określonym w treści zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) ogólnego rozporządzenia o ochronie danych).

Cele, dla których Narodowe Centrum Badań i Rozwoju przetwarza Pani/Pana dane osobowe to w szczególności:

  • zarządzanie strategicznymi projektami, programami, badaniami naukowymi i pracami rozwojowymi, a także realizowanie pozostałych zadań z zakresu polityki naukowej, naukowo-technicznej i innowacyjnej państwa, o których mowa w ustawie z dnia 30 kwietnia 2010 r. o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju (Dz.U. z 2010, Nr 96, poz. 616),
  • realizowanie zadań zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016, poz. 1870 z późn. zm.).

Ponadto NCBR przetwarza dane osobowe m.in. w następujących celach:

  • prowadzenia ewidencji księgowej, dokonywania przelewów,
  • realizacji przepisów prawa do których przestrzegania pracodawca/zleceniodawca jest zobligowany,
  • realizacji obowiązków płatnika związanych z obsługą i wysyłką deklaracji podatkowych,
  • realizacji procesów rekrutacyjnych,
  • realizacji porozumień/umów z podmiotami zewnętrznymi (dane powierzone przez inne podmioty – administratorów danych osobowych, np. Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju),
  • realizacji przepisów ustawy o Systemie Ubezpieczeń Społecznych oraz innych przepisów prawa do których stosowania zobligowany jest Płatnik,
  • prowadzenia monitoringu,
  • obsługi kancelaryjnej,
  • realizacji prośby o kontakt (np. przez formularz kontaktowy),
  • przesłania newsletteru,
  • wymiany wizytówek w trakcie różnego rodzaju wydarzeń, w których uczestniczą pracownicy NCBR, lub które organizuje NCBR,
  • prowadzenia analiz statystycznych,
  • przechowywania danych dla celów archiwalnych, oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

Jakie kategorie danych osobowych zbieramy?

W związku z realizowanymi przez NCBR zadaniami określonymi w ustawie o Narodowym Centrum Badań i Rozwoju oraz ustawie o finansach publicznych w szczególności zbieramy następujące kategorie dane osobowych:

  • Dane wnioskodawców, beneficjentów, ekspertów i kandydatów na ekspertów oraz pozostałe dane powierzone NCBR w celu realizacji działań konkursowych i pozakonkursowych w ramach programów strategicznych, krajowych, międzynarodowych, z zakresu obronności i bezpieczeństwa, w programach operacyjnych,
  • Dane osób korzystających z usług NCBR lub uczestniczących w wydarzeniach organizowanych przez NCBR,
  • Dane osób biorących udział w ewaluacjach i badaniach organizowanych przez NCBR,
  • Dane osób, które zapisały się do usługi newsletter,
  • Dane nadawców i odbiorców korespondencji,
  • Dane osób telefonujących do NCBR,
  • Dane osób zgłaszających wnioski lub skargi w związku z działalnością NCBR,
  • Dane oferentów i ich pracowników,
  • Dane właścicieli lub pełnomocników podmiotów wykonujących usługi na zlecenie NCBR (kontrahentów),
  • Dane użytkowników Lokalnego Systemu Informatycznego (LSI), osób wskazanych w zgłoszeniach pomocy technicznej,
  • Dane osób fizycznych będących stronami, uczestnikami postępowań cywilnych, karnych, sądowo-administracyjnych i postępowań egzekucyjnych,
  • Dane właścicieli lub pełnomocników podmiotów, którzy nie wywiązywali się ze zobowiązań wobec NCBR,
  • Dane osób wykonujących czynności kontrolne i osób występujących w dokumentacji związanej z prowadzonymi kontrolami,
  • Dane osób zgłaszających zagrożenia korupcyjne i nieetyczne,
  • Informacje o naszych pracownikach i kandydatach do pracy,
  • Dane stażystów i praktykantów.

W zasobach NCBR znajdują się również inne dane osobowe, w stosunku do których NCBR nie jest Administratorem Danych, a jedynie realizuje zadania związane z wykonaniem zawartych umów, jako podmiot przetwarzający. Tego typu dane osobowe przetwarzane są wyłącznie przez czas obowiązywania umów oraz na zasadach w nich opisanych.

Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych?

W przypadku, kiedy przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody, podanie tych danych ma charakter dobrowolny.
Kiedy przesłanką do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych są przepisy prawa powszechnie obowiązującego lub zawarta pomiędzy stronami umowa, podanie danych jest niezbędne do realizacji wynikających z nich obowiązków.

Jakie ma Pani/Pan uprawnienia wobec Narodowego Centrum Badań i Rozwoju w zakresie przetwarzanych swoich danych?
Gwarantujemy spełnienie wszystkich Pani/Pana praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj. prawo dostępu, sprostowania oraz usunięcia Pani/Pana danych, ograniczenia ich przetwarzania, prawo do ich przenoszenia, niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu, a także prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych.

Uprawnienia te może Pani/Pan wykonać, gdy:

  • w odniesieniu do żądania sprostowania danych: zauważy Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
  • w odniesieniu do żądania usunięcia danych: gdy dane nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez NCBR; cofnie Pani/Pan swoją zgodę na przetwarzanie danych, na której opiera się przetwarzanie danych przez NCBR; zgłosi Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych; Pani/Pana dane były przetwarzane niezgodnie z prawem; dane powinny być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
  • w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: zauważy Pani/Pan, że dane są nieprawidłowe – można żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych; Pani/Pana dane były przetwarzane niezgodnie z prawem, ale nie będzie Pani/Pan chciał/a, aby zostały usunięte; dane nie będą nam już potrzebne, ale mogą być potrzebne Pani/Panu do ustalenia, obrony lub dochodzenia roszczeń; lub wniesie Pani/Pan sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po naszej stronie są nadrzędne wobec podstawy sprzeciwu;
  • w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Pani/Pana zgody lub zawartej umowy.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie wyrażonej przez Panią/Pana zgody to przysługuje Pani/Panu prawo do cofnięcia tej zgody w każdym czasie. Cofnięcie to nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku naruszenia przez NCBR przepisów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych ma Pani/Pan prawo wnieść skargę w związku z przetwarzaniem przez nas Pani/Pana danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Komy udostępniamy Pani/Pana dane osobowe?

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju może przekazywać Pani/Pana dane osobowe wyłącznie podmiotom uprawnionym do uzyskiwania tych danych osobowych na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Narodowe Centrum Badań i Rozwoju może udostępniać Pani/Pana dane osobowe podmiotom wspierającym NCBR czyli takim, które zapewniają usługi płatnicze, wykonują usługi konsultingowe lub audytowe.

Pani/Pana dane osobowe mogą być powierzone do przetwarzania podmiotom zewnętrznym w ramach realizowanych przez nie usług na podstawie umów o powierzenie przetwarzania danych osobowych, a podmioty te są również zobowiązane do zachowania poufności przetwarzanych danych. Będą to w szczególności podmioty wspierające NCBR np. wykonujące usługi ewaluacyjne.

Jak długo przechowujemy Pani/Pana dane osobowe?

Od momentu pozyskania Pani/Pana danych osobowych, będą one przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów wskazanych powyżej, a po tym czasie przez okres i w zakresie wymaganym przez przepisy prawa powszechnie obowiązującego oraz przez okres przechowywania zgodny z instrukcją kancelaryjną NCBR i Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt.
Jednocześnie, w celu rozliczalności będziemy przechowywać dane przez okres, w którym NCBR zobowiązany jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

Czy przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Pani/Pana prawa?

Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania).