Beneficjenci powinni uważać na zmiany w swojej strukturze w czasie realizacji projektów

23.10.2018

Projekty finansowane ze źródeł zewnętrznych są zazwyczaj rozłożone na kilka lat. Na ten czas składa się nie tylko okres samej realizacji umowy o dofinansowanie, ale również okres tzw. trwałości projektu, mogący wynosić nawet 5 lat od dnia zakończenia jego realizacji. W tym czasie po stronie beneficjenta może powstać motywowana różnymi przyczynami potrzeba, a nawet konieczność dokonania zmian w swojej strukturze organizacyjno-prawnej. Planując przeprowadzenie takich zmian w firmie, należy koniecznie pamiętać o treści zawartych umów o dofinansowanie, gdyż często wymagają one uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie oraz zawarcia stosownego aneksu do umowy. Brak uzyskania takiej zgody może zaś rodzić dotkliwe konsekwencje dla wszystkich beneficjentów będących stroną umowy o dofinansowanie. Warto podkreślić, że dane konsekwencje mogą przybrać nawet postać rozwiązania umowy o dofinansowanie oraz wydania decyzji o zwrocie przyznanego dofinansowania.

Na treść umowy o dofinansowanie w tym zakresie powinny zwrócić szczególną uwagę jednostki naukowe, pełniące często rolę liderów czy koordynatorów projektów realizowanych z udziałem innych podmiotów, w szczególności przedsiębiorców. Obowiązek zgłoszenia planowanych zmian spoczywa bowiem właśnie na liderze projektu (koordynatorze), czyli na podmiocie zawierającym umowę o dofinansowanie w imieniu wszystkich członków konsorcjum.

Projekty realizowane w ramach różnych programów zazwyczaj zawierają postanowienia na temat dokonywania zmian organizacyjno-prawnych przez beneficjentów w okresie realizacji oraz trwałości projektu. Ich wprowadzenie do umowy jest uzasadnione tym, że instytucja przyznająca dofinansowanie powinna z jednej strony czuwać nad spełnianiem przez beneficjentów kryteriów uczestnictwa w projekcie, z drugiej zaś – nad zapewnieniem należytego wykonania przez nich zobowiązań zaciągniętych w umowie o dofinansowanie oraz egzekwowaniem ich odpowiedzialności z tego tytułu. Postanowienia umowne w tym zakresie przybierają różną postać, jednak zazwyczaj polegają na nałożeniu na beneficjenta obowiązku informowania instytucji przyznającej dofinansowanie o zamiarze dokonania zmian prawno-organizacyjnych w jego statusie lub statusie innych beneficjentów (konsorcjantów, współwykonawców), które mogłyby mieć bezpośredni wpływ na realizację projektu lub osiągnięcie jego celów (np. projekty realizowane w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka). Niewykonanie tego obowiązku jest zaś obwarowane sankcją w postaci wypowiedzenia umowy oraz zwrotu przyznanego dofinansowania.

Jakie zmiany w strukturze beneficjenta wymagają uzyskania zgody instytucji przyznającej dofinansowanie?

Zgody nie powinny wymagać zmiany polegające jedynie na zmianie nazwy (firmy) beneficjenta bez jednoczesnej zmiany formy prawnej prowadzenia działalności, zmianie siedziby czy adresu beneficjenta, jak również na zmianie osób reprezentujących beneficjenta lub zasad obowiązujących u niego reprezentacji. W przypadku zaś zmian dalej idących, w szczególności polegających na przekształceniu beneficjenta, jego połączeniu z innymi podmiotami lub jego podziale, uzyskanie uprzedniej zgody instytucji przyznającej dofinansowanie wydaje się konieczne. Po pierwsze, taka zmiana może sprawić, że beneficjentem stanie się podmiot niespełniający kryteriów udziału w konkursie zakończonym zawarciem umowy o dofinansowanie, po drugie zaś może ona wpływać na prawidłowość realizacji umowy lub na zakres odpowiedzialności beneficjenta za nienależyte realizowanie umowy o dofinansowanie.     

PRZYKŁAD
Beneficjentem projektu w ramach POIG jest spółka jawna, zamierzająca przekształcić się w spółkę komandytową, w której komplementariuszem będzie nowo utworzona spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, a wspólnikami staną się dotychczasowi wspólnicy jawni. W samej spółce komandytowej mają oni objąć rolę komandytariuszy, czyli wspólników ponoszących ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki. W tym przypadku procedura przekształcenia beneficjenta może prowadzić do uszczuplenia majątku spółki, co może mieć z kolei wpływ na posiadanie przez nią potencjału majątkowego czy osobowego niezbędnego do prawidłowej realizacji projektu. Zgodnie bowiem z art. 565 kodeksu spółek handlowych, wspólnicy mogą nie wyrazić zgody na uczestniczenie w spółce przekształconej, co rodzi po stronie spółki obowiązek wypłacenia wspólnikowi wartości jego udziału kapitałowego. Ponadto, w dłuższej perspektywie czasowej takie przekształcenie może prowadzić do zawężenia kręgu osób ponoszących odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie. Wspólnicy spółki jawnej odpowiadają bowiem bez ograniczeń za zobowiązania spółki, solidarnie ze spółką i subsydiarnie w stosunku do niej. W przypadku objęcia przez dotychczasowych wspólników jawnych funkcji komandytariuszy w spółce komandytowej, ich odpowiedzialność ulegnie ograniczeniu do sumy komandytowej (kwoty wskazanej w umowie spółki, która może być praktycznie dowolnie niska), co odnosi się również do zobowiązań powstałych przed dniem przekształcenia. W tym ostatnim przypadku dany skutek powstanie co prawda dopiero po trzech latach od dnia przekształcenia (art. 584 k.s.h.), niemniej wydaje się, że z uwagi na długość trwania projektów, może to mieć wpływ na zakres odpowiedzialności wynikającej z umowy o dofinansowanie i krąg podmiotów, od których odpowiedzialność będzie ewentualnie egzekwowana. 

W związku z powyższym, każdorazowo przed rozpoczęciem działań mających na celu wprowadzenie zmian w strukturze organizacyjno-prawnej beneficjenta należy rozważyć, czy dane zmiany mogą mieć wpływ na realizowany projekt. Należy przy tym wziąć pod uwagę nie tylko stan istniejący w chwili podejmowania tej decyzji, ale również jej możliwe implikacje w przyszłości.

Źródło: Lidia Szczęsna

Wstecz