1. Czy wysyłając zapytanie ofertowe jednostkom naukowym wraz z formularzem ofertowym precyzujemy etapy projektu? Czy etapy z formularza powinny być tożsame z etapami opisywanymi we wniosku? Z jakim stopniem szczegółowości powinno się opisać te etapy? 

Jeśli chodzi o zamówienia w projekcie, to wnioskodawca/beneficjent w zapytaniu ofertowym formułuje przedmiot zamówienia według własnego zapotrzebowania i założeń. Jeżeli zamówienie dotyczy konkretnego etapu, to w opisie zamówienia należy się skupić przede wszystkim na tym etapie. Można oczywiście naświetlić kontekst projektu i zarysować pozostałe etapy projektu, ale to już decyzja zamawiającego.

Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (podrozdział 6.5.2):

opis przedmiotu zamówienia, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji).

 

2. Jakie minimum informacji powinno się znaleźć w zapytaniu ofertowym?

Zapytanie ofertowe powinno zawierać co najmniej:

  • opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia, chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został określony zakres równoważności (z uwagi na konieczność ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa dopuszcza się możliwość ograniczenia zakresu opisu przedmiotu zamówienia, przy czym wymagane jest przesłanie uzupełnienia wyłączonego opisu przedmiotu zamówienia do potencjalnego wykonawcy, który zobowiązał się do zachowania poufności w odniesieniu do przedstawionych informacji),
  • warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy czym stawianie warunków udziału nie jest obowiązkowe,
  • kryteria oceny oferty,
  • nformację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty,
  • opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty,
  • termin składania ofert, przy czym termin na złożenie oferty wynosi nie mniej niż 7 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku dostaw i usług, a 14 dni kalendarzowych od daty ogłoszenia zapytania ofertowego w przypadku robót budowlanych. Termin 7 lub 14 dni kalendarzowych biegnie od dnia następnego po dniu upublicznienia zapytania ofertowego i kończy się z upływem ostatniego dnia,
  • informacje na temat zakresu wykluczenia (w odniesieniu do podmiotów powiązanych),
  • określenie warunków zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy.

3. Czy w przypadku zakupu usług o wartości powyżej 50 tys. zł netto, jeśli wybór wykonawcy dokonywany jest przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, istnieje obowiązek upublicznienia zapytania ofertowego w Bazie Konkurencyjności czy można upublicznić je tylko na stronie internetowej Wnioskodawcy?

Dla zamówień o wartości przewyższającej 50 tys. zł netto stosujemy zasadę konkurencyjności. W przypadku, gdy ze względu na specyfikę projektu podmiot (wnioskodawca) rozpoczyna realizację projektu na własne ryzyko przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w celu upublicznienia  zapytania ofertowego powinien wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, o ile na rynku istnieje co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia oraz upublicznić to zapytanie co najmniej na swojej stronie internetowej, o ile posiada taką stronę lub innej stronie internetowej wskazanej przez właściwą instytucję.

 

4. Kiedy i w jakim trybie należy uzyskać zgodę NCBR na zlecenie usług badawczych innemu przedsiębiorcy?  

W ramach projektu podwykonawstwo części prac merytorycznych można zlecać bez uprzedniej zgody NCBR wyłącznie uczelni publicznej, państwowemu instytutowi badawczemu, instytutowi PAN lub innej jednostce naukowej będącej organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę, o której mowa w art. 2 pkt 83 rozporządzenia Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r., która podlega ocenie jakości działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej jednostek naukowych, o której mowa w art. 41 ust. 1 pkt 1 i art. 42 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r., poz. 1620), i otrzymała co najmniej ocenę B. Na stronie www.nauka.gov.pl znajduje się lista jednostek naukowych, podlegających takiej ocenie, wraz z informacją o przyznanej kategorii. Zlecenie wykonania części merytorycznej projektu (podwykonawstwo) innym podmiotom niż wymienione powyżej możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody NCBR.

Wniosek o zgodę wraz z dokumentacją z danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przesłać do opiekuna merytorycznego projektu po podpisaniu umowy o dofinansowanie.

5. Czy w przypadku gdy w ramach realizacji projektu planowane jest zaangażowanie pracowników obecnie zatrudnionych w Spółce w ramach umowy zlecenia, konieczne jest przeprowadzanie postępowania ofertowego na wykonanie prac w ramach realizacji Projektu, w które mieliby zostać zaangażowani?

Jeżeli personel projektu będzie zatrudniony w projekcie w oparciu o umowę zlecenie wówczas zachodzi konieczność przeprowadzania postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności. Podstawą do wyłączenia ze stosowania zasady konkurencyjności jest zatrudnienie personelu na umowę o pracę.

 

6. Jak należy prawidłowo uzupełnić wniosek odnośnie kosztów i zasobów związanych z wynajem laboratorium?

Odpowiedź: Koszty wynajmu powierzchni laboratoryjnej (tj. powierzchni przystosowanej do przeprowadzania badań np. ze względu na wymagane certyfikaty lub zastosowane systemy zabezpieczeń, bez aparatury badawczej) należy rozliczyć w kat. Op. Koszt wynajmu laboratorium wraz z aparaturą badawczą należy rozliczać w ramach kategorii E,  jako koszty zasobów udostępnionych przez strony trzecie. Koszt wynajmu powierzchni innej niż laboratoryjna pokrywany jest z ryczałtu kosztów ogólnych.

 

7. Czy w ramach kategorii Wynagrodzenia jest możliwość rozliczenia kosztów zaangażowania właściciela (os. fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą) w realizację prac badawczo-rozwojowych?

W obecnie trwającym naborze nie ma możliwości rozliczenia wynagrodzenia osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą.

Oczywiście osoba taka może być zaangażowana w projekt (pod warunkiem posiadania odpowiednich kwalifikacji), jednakże jej wynagrodzenie jest niekwalifikowane.

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych są finansowani z zysku, z bieżącej działalności.

 

8. Czy w przypadku zakupu w ramach projektu jednorazowej licencji na oprogramowanie, które będzie wykorzystane tylko na potrzeby prac badawczych należy jako koszt kwalifikowany uznać miesięczny koszt amortyzacji tego oprogramowania w okresie realizacji projektu czy po prostu koszt zakupu licencji?

W ramach kategorii „Op” kwalifikowane są „[…] odpisy amortyzacyjne lub koszty odpłatnego korzystania z:

  •  […]
  • wiedzy technicznej i patentów zakupionych lub użytkowanych na podstawie licencji uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych tj. wartości niematerialnych i prawnych (WNiP) w formie patentów, licencji, know-how, nieopatentowanej wiedzy technicznej, ekspertyz, analiz i raportów badawczych itp. w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji projektu objętego pomocą

Zatem w ramach projektu kwalifikowane są odpisy amortyzacyjne lub koszty odpłatnego korzystania.

 

9. Czy przeprowadzenie audytu jest obligatoryjne dla każdego projektu?

Zgodnie z zapisami §15 ust. 15 umowy o dofinansowanie:

„Projekt, w którym wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł, podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu zgodnie z art. 34 ust. 2 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o zasadach finansowania nauki (Dz. U. z 2014 r. poz. 1620, z późn. zm.). Audyt powinien zostać rozpoczęty po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z realizacją Projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z Projektem. Sprawozdanie z audytu beneficjent przechowuje przez okres, o którym mowa w ust. 13, i udostępnia na każde żądanie Instytucji Pośredniczącej. Podmiot przeprowadzający audyt jest wybierany przez beneficjenta z zachowaniem zasad, o których mowa w § 13 Umowy”.

10. Czy jeden podmiot (MŚP) może złożyć dwa wnioski w ramach obecnego konkursu dotyczące dwóch różnych projektów?

Zgodnie z regulaminem konkursu nie ma ograniczeń co do liczby wniosków o dofinansowanie różnych projektów, które mogą być złożone przez jeden podmiot.

Regulamin przeprowadzania konkursu w ramach PO IR 2014-2020 nie dopuszcza jednak sytuacji złożenia dwóch tych samych wniosków, zgodnie z §4 ust. 7 Regulaminu „Wniosek o dofinansowanie danego projektu może być złożony w konkursie tylko jeden raz, z uwzględnieniem postanowień §6 ust. 8 i 9”.

Ponadto, zgodnie z §4 ust. 6 Regulaminu „Wnioskodawca może złożyć w konkursie wniosek o dofinansowanie projektu, który nie jest przedmiotem oceny toczącej się w ramach innego naboru wniosków finansowanego ze środków publicznych albo procedury odwoławczej, albo postępowania sądowo-administracyjnego. Złożenie wniosku, który jest przedmiotem oceny w ramach innego naboru wniosków albo procedury odwoławczej, albo postępowania sądowo-administracyjnego skutkować będzie jego odrzuceniem. Powyższa zasada odnosi się i ma zastosowanie do całej procedury oceny wniosków złożonych w ramach konkursu”.

11. Jaki jest maksymalny okres realizacji projektu w ramach konkursu 3/1.1.1/2016 r.?

Zgodnie z § 5 ust. 7 Regulaminu przeprowadzania konkursu, realizacja projektu nie może wykroczyć poza końcową datę realizacji Programu, tj. poza dzień 31 grudnia 2023 r.

 

12. Czy można rozpocząć prace nad projektem przed rozpoczęciem jego realizacji?

Zgodnie z § 5 ust. 6 Regulaminu przeprowadzania konkursu, Wnioskodawca może rozpocząć realizację projektu przed rozstrzygnięciem konkursu, z zastrzeżeniem, że koszty kwalifikowane projektu mogą być ponoszone najwcześniej w dniu następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie. W przypadku rozpoczęcia przez Wnioskodawcę realizacji projektu przed tym dniem, wszystkie wydatki w ramach projektu stają się niekwalifikującymi się do objęcia wsparciem.