1. Czy umowa podpisana z podwykonawcą powinna być umową warunkową na wykonanie konkretnych prac, czy umową warunkową o współpracy/listem intencyjnym o współpracy?


Odpowiedź: Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie, w przypadku, gdy prace B+R powierzone podwykonawcy mają kluczowy charakter, wybór podwykonawcy musi być zakończony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przynajmniej w zakresie etapu kończącego się pierwszym kamieniem milowym, a Wnioskodawca składa oświadczenie w generatorze (poprzez zaznaczenie właściwego pola wyboru) dotyczące zawarcia umowy warunkowej o współpracy.
Umowa podpisana z podwykonawcą powinna być umową warunkową na wykonanie konkretnych prac w projekcie.


2. Czy w konkursie mogą brać udział również firmy jednoosobowe?


Odpowiedź: Zgodnie z Regulaminem przeprowadzania konkursu w ramach PO IR 2014-2020, do konkursu mogą przystąpić podmioty spełniające kryteria mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia 651/2014r. Należy zapoznać się z ww. załącznikiem.
Zgodnie z art. 1 załącznika nr 1 do ww. rozporządzenia, za przedsiębiorstwo uważa się podmiot prowadzący działalność gospodarczą bez względu na jego formę prawną. Zalicza się tu w szczególności osoby prowadzące działalność na własny rachunek oraz firmy rodzinne zajmujące się rzemiosłem lub inną działalnością, a także spółki lub stowarzyszenia prowadzące regularną działalność gospodarczą.
Podmiot prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może brać udział w konkursie.


3. Ile maksymalnie zadań może obejmować projekt?


Odpowiedź: W projekcie istnieje możliwość wyszczególnienia max. 8 etapów w ramach badań przemysłowych i prac rozwojowych lub w ramach prac rozwojowych.


4. Jeśli podwykonawcą zostanie Jednostka naukowa, której główna siedziba jest w Warszawie, jednak projekt realizowany będzie w pododdziale np. w Krakowie, to czy formalne miejsce realizacji projektu jest w Warszawie, czy w Krakowie? Jeśli w Warszawie, to w takim przypadku jakie formalności należy dopełnić, aby formalnie projekt był realizowany w Krakowie, czyli tam, gdzie realizowany byłby faktycznie? 


Odpowiedź: Zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie:
Przez miejsce realizacji projektu należy rozumieć miejsce, w którym będą prowadzone badania przemysłowe lub prace rozwojowe. W przypadku, gdy charakter projektu wymaga prowadzenia badań przemysłowych lub prac rozwojowych w różnych miejscach (gminach, powiatach, województwach), należy uznać, że miejscem realizacji projektu (lokalizacją główną) jest miejsce, gdzie realizowana jest jego największa wartościowo część lub, jeśli nie jest możliwe ustalenie największej wartościowo części, najistotniejsza część.
W sytuacji, gdy określenie miejsca realizacji projektu (badań przemysłowych lub prac rozwojowych) pod względem jego największej bądź najistotniejszej części jest niemożliwe należy przyjąć, że miejscem realizacji projektu jest miejsce właściwe dla siedziby/miejsca zamieszkania Wnioskodawcy.
Miejsce realizacji projektu decyduje o przypisaniu projektu do dofinansowania w ramach alokacji właściwej dla woj. mazowieckiego (region lepiej rozwinięty) albo alokacji pozostałych województw (regiony słabiej rozwinięte).


5. Czy w ramach konkursu wymogiem jest, aby wnioskodawca miał zarejestrowany i uwidoczniony w KRS oddział przedsiębiorstwa w miejscu lokalizacji projektu?


Odpowiedź: Wnioskodawca nie musi posiadać oddziału firmy w miejscu realizacji projektu.


6. Czy istnieje formalny wzór umowy do wykorzystania i stosowania lub zakres formalnych wymogów jakie powinny być zawarte w umowie z Podwykonawcą?


Odpowiedź: Instytucja Pośrednicząca nie dysponuje wzorem umowy zawieranej pomiędzy Wnioskodawcą a Podwykonawcą na wykonywanie prac w projekcie.


7. Czy w aktualnym naborze można będzie zastosować wyłączenie stosowania zasady konkurencyjności: „W trybie art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp zwalnia się beneficjenta będącego przedsiębiorcą z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, jeśli korzyści z tych zamówień nie przypadną wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności"?


Odpowiedź: W przypadku wystąpienia warunków wskazanych w art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP istnieje możliwość wyłączenia obowiązku stosowania zasady konkurencyjności przez Beneficjenta (Zamawiającego) na podstawie podziału korzyści między Zamawiającym a Wykonawcą usługi badawczo-rozwojowej.
 
Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP wyłączenie zasady konkurencyjności można zastosować do usług badawczych i rozwojowych, chyba że są one objęte kodami CPV  od 73000000-2 do 73120000-9, 73300000-5, 73420000-2 i 73430000-5, określonymi w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), w których łącznie zachodzą poniższe przesłanki:

  • korzyści z tych usług przypadają wyłącznie zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności,
  • całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca zamawiający.


Tak sformułowany przepis implikuje, że w sytuacji, w której łącznie zachodzą poniższe przesłanki:

  • korzyści z tych usług przypadają wyłącznie zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności,
  • całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca zamawiający,

wyłączenie zasady konkurencyjności na podstawie art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP nie może zostać zastosowane przez Zamawiającego.
 
Zatem wystarczy, że jedna z dwóch ww. przesłanek nie zostanie spełniona w ramach zlecenia usług badawczo-rozwojowych, a Zamawiający będzie mógł skorzystać z wyłączenia zasady konkurencyjności. Podsumowując, zwalnia się beneficjenta będącego przedsiębiorcą z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dla zamówień, których przedmiotem są usługi badawcze i rozwojowe, jeśli korzyści z tych zamówień nie przypadną wyłącznie Zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności.
Przy czym należy pamiętać, że w świetle przyjętej interpretacji NCBR podział korzyści, który powinien być udokumentowany w sposób formalnoprawny, odnosi się do korzyści stricte finansowych (udział w przyszłych zyskach, przychodach) między Zamawiającym a Wykonawcą ze zlecenia wykonania usługi badawczo-rozwojowej. Nie ma natomiast zastosowania do podziału praw do rezultatów prac badawczo-rozwojowych.
Wyłączenie z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dotyczy tylko zleceń wykonania usług kierowanych do podmiotów niepowiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Należy również podkreślić, że wyłączenie nie jest ograniczone limitami kwotowymi.
 
Dodatkowo NCBR pragnie zwrócić uwagę, że w przypadku wyboru wykonawcy, którym jest uczelnia publiczna, instytut badawczy w rozumieniu ustawy o instytutach badawczych, instytut PAN lub inna jednostka naukowa będąca organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę, która podlega ocenie jakości działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej jednostek naukowych i otrzymała co najmniej ocenę B, nie jest wymagana dodatkowa zgoda NCBR.
 
Na stronie www.nauka.gov.pl/g2/oryginal/2014_07/475a73e93ea6148d2d71ab18d24c4a1e.pdf
znajduje się lista jednostek naukowych, podlegających takiej ocenie, wraz z informacją o przyznanej kategorii. Zlecenie wykonania części merytorycznej projektu (podwykonawstwo) innym podmiotom niż wymienione powyżej możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody NCBR.


8. W dokumentacji aplikacyjnej jako wydatki projektowe ujęte są - odpisy amortyzacyjne za sprzęt nabywany na potrzeby realizacji projektu. Wnioskodawca aktualnie nie posiada tego sprzętu, będzie go dopiero nabywał - czy sam proces nabycia powinien być przeprowadzony zgodnie z zasadą konkurencyjności, żeby odpisy amortyzacyjne były kwalifikowane?


Odpowiedź: W odniesieniu do zakupionego sprzętu/urządzeń, które są rozliczane jako odpisy amortyzacyjne – zasada konkurencyjności nie obowiązuje.


9. Ile osób reprezentujących Wnioskodawcę może uczestniczyć w panelu głównym?


Odpowiedź: Zgodnie z§11 pkt 10 Regulaminu przeprowadzania konkursu, Wnioskodawcę na spotkaniu  w ramach panelu mogą reprezentować maksymalnie 3 osoby posiadające pełna widzę o projekcie będącym przedmiotem oceny. Nie jest możliwe reprezentowanie Wnioskodawcy przez przedstawicieli firm doradczych.


10. Czy Beneficjent może realizować projekt, jeżeli jego główny profil działalności nie pokrywa się z tematyką projektu a Beneficjent chce rozszerzyć swój dotychczasowy profil o nowy obszar działań?


Odpowiedź: Zgodnie z zasadami konkursu  1/1.1.1/2017 o dofinansowanie może ubiegać się każdy podmiot spełniający kryterium mikro, małego, średniego przedsiębiorstwa, zarejestrowany i prowadzący działalność na terenie RP.
Jednakże, należy mieć na uwadze, że wszystkie podmioty ubiegające się  o wsparcie obowiązują takie same zasady. Oznacza to, że także nowopowstałe przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstwa rozpoczynającego działalność w zupełnie innej branży muszą wykazać we wniosku o dofinansowanie, iż będą one w stanie zrealizować projekt (m.in. zapewnić odpowiednią kadrę badawczą, zasoby techniczne i finansowe).
W przypadku uzyskania przez wniosek pozytywnej oceny formalnej i merytorycznej, zgodnie z § 14 Regulaminu przeprowadzania konkursu w ramach POIR 2014-2020:
Ust. 11 - Przed zawarciem umowy o dofinansowanie IP weryfikuje ryzyko wystąpienia nieprawidłowości w zakresie merytorycznej lub finansowej realizacji projektu, w oparciu o analizę:

  1. informacji dotyczącej sytuacji finansowej Wnioskodawcy za okres 2 lat poprzedzających rok złożenia wniosku o dofinansowanie;
  2. informacji na temat projektów, jakie Wnioskodawca realizuje/zrealizował w IP (informacja przygotowywana wewnętrznie przez IP);
  3. wywiadu gospodarczego na temat Wnioskodawcy oraz jego powiązań biznesowych.


Ust. 12. Analiza informacji i danych, o których mowa w ust. 11 w szczególności służy podjęciu decyzji przez IP co do:

  1. sposobu rozliczania projektu (tj. czy Beneficjentowi będą wypłacane zaliczki, czy projekt będzie rozliczany wyłącznie na podstawie refundacji) lub
  2. wymagania od Beneficjenta dodatkowego zabezpieczenia realizacji umowy.


11. Czy w trakcie realizacji projektu dopuszczalne jest prowadzenie prac przygotowawczych do wdrożenia zwłaszcza w końcowej części projektu?


Odpowiedź: Zgodnie z § 3 ust 12 Umowy o dofinansowanie , przedsiębiorca może rozpocząć wdrożenie wyników prac badawczych jeszcze przed zakończeniem realizacji Projektu.

12. Czy istnieje możliwość zagospodarowania wytworzonego w ramach realizacji projektu prototypu lub obiektu badawczego, czy mogą one zostać sprzedane, a jeśli tak to na jakich warunkach?


Odpowiedź: Zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. prototyp można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku „gdy prototyp lub projekt pilotażowy z konieczności jest produktem końcowym do wykorzystania do celów komercyjnych, a jego produkcja jest zbyt kosztowna, aby służył on jedynie do demonstracji i walidacji.” (art. 2 pkt. 86).


13. W ramach realizacji zasady konkurencyjności, jak należy przeprowadzić upublicznienie zapytania ofertowego przed rozpoczęciem realizacji projektu ? Jeśli wnioskodawca nie ma strony internetowej, to jak powinien postąpić?


Odpowiedź: Wnioskodawca jest zobowiązany do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz zamieszczenia zapytania na własnej stronie internetowej, o ile taką posiada lub innej stronie internetowej wskazanej przez właściwą instytucję (NCBR nie przewiduje jednak korzystania z tej „innej strony internetowej”).
Jeżeli zamawiający nie posiada własnej strony internetowej, powinien zapewnić jak największy poziom upublicznienia i konkurencyjności – czyli wysłać jak najwięcej zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców i złożyć oświadczenie o braku strony internetowej w dniu wszczęcia postępowania oraz ewentualnie zamieścić zapytanie ofertowe na stronach internetowych typu pracuj.pl.


14. Czy firma prowadząca działalność w ramach PKD, które dot. działalności wykluczonych może ubiegać się o dofinansowanie w ramach konkursu 1/1.1.1/2017?


Odpowiedź: Każdy przedsiębiorca ma prawo przystąpić do adekwatnego w zależności od wielkości przedsiębiorstwa konkursu w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR (odpowiednio dla MŚP lub dla dużych przedsiębiorców). Jednocześnie należy podkreślić, że nie jest możliwe wykluczenie z góry ryzyka odrzucenia wniosku o dofinansowanie na jakiejkolwiek podstawie.
Jednym z kryteriów formalnych w ramach poddziałania 1.1.1 POIR jest „Przedmiot projektu nie dotyczy rodzajów działalności wykluczonych z możliwości uzyskania wsparcia w ramach danego działania POIR”. Jest to kryterium, oceniane po złożeniu wniosku o dofinansowanie, w którym opisany jest szczegółowo konkretny projekt. Przy czym w powyższym zakresie nie jest oceniany przedsiębiorca, jako taki, ani kod PKD, w oderwaniu od treści całego wniosku o dofinansowanie. Należy mieć na uwadze, że kwestia dot. działalności wykluczonych podlega weryfikacji na podstawie szczegółowych zapisów wniosku dotyczących przedmiotu projektu i jego właściwości.
Należy podkreślić, że pomoc udzielana w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR jest pomocą na działalność badawczo-rozwojową. W związku z tym do udzielanej w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR pomocy stosuje się rozporządzenie KE nr 651/2014. Koresponduje to również ze stwierdzeniami zawartymi w dokumencie pn. „Opracowanie dotyczące rodzajów działalności gospodarczej wykluczonych z możliwości ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO IR”, które wynikają z zakazu udzielania pomocy publicznej w określonych sektorach działalności gospodarczej w ramach zidentyfikowanego rodzaju pomocy publicznej.
Należy zatem przeanalizować przedmiot projektu w kontekście wyboru właściwego PKD zgodnego z regulaminem konkursu.


15. Czy kierownikiem zarządzającym w projekcie może być prezes zarządu (zarząd jednoosobowy), który jest powołany przez radę nadzorczą do pełnienia funkcji w firmie na mocy kontraktu menedżerskiego ?

Odpowiedź: Zgodnie z podrozdziałem 6.16 sekcja 2 wytycznych horyzontalnych dot. kwalifikowalności wydatków, wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu  zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski) są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej sekcji oraz w podrozdziale 6.5 (konkurencyjność wydatków). Rozliczenie umowy zlecenia następuje na   podstawie protokołu wraz z ewidencją godzin i dokumentem księgowym potwierdzającym poniesienie wydatku.
Kontrakt menadżerski jest kosztem zarządzania, więc powinien być rozliczany w ramach kosztów pośrednich za pomocą ryczałtu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby spółka podpisała umowę na zarządzanie np. warunkową z prezesem zarządu (z jednoosobowym zarządem). Przewiduje to art. 210 (dla sp. z o. o.) i art. 379 (dla S. A.) KSH. Zgodnie z art. 210 § 1 KSH, w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.