1. Jak należy rozumieć zapis Regulaminu przeprowadzania konkursu dotyczące miejsca realizacji projektu?

Zgodnie z zapisami dokumentacji dla konkursu 3/1.1.1/2017 MŚP - małe projekty, kluczowe jest miejsce faktycznej realizacji projektu przez Wnioskodawcę.

Zgodnie z §3 ust. 5 Regulaminu przeprowadzania konkursu „Miejsce realizacji projektu musi znajdować się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w województwie innym niż mazowieckie (kategoria regionów słabiej rozwiniętych)”.

Ponadto, zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie, przez miejsce realizacji projektu należy rozumieć miejsce, w którym będą prowadzone badania przemysłowe lub prace rozwojowe z zastrzeżeniem, że w ramach konkursu mogą być finansowane wyłącznie projekty realizowane w regionach słabiej rozwiniętych.

Wniosek o dofinansowanie, w którym jako miejsce realizacji zostanie wskazane województwo mazowieckie nie będzie mógł zostać złożony w systemie informatycznym IP.

Podmiot ubiegający się o dofinansowanie może prowadzić działalność na terenie województwa mazowieckiego, jednakże miejsce faktycznej realizacji projektu musi odbywać się poza jego granicami.

Zlecanie realizacji części zadań podwykonawcom stanowi osobną kwestię, którą regulują Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 (podrozdział 6.5). Zlecenie wykonania części merytorycznej projektu podwykonawcom realizowane jest zgodnie z przyjętymi zasadami w zależności od wartości zamówienia i nie jest ograniczane zapisami konkursu w zakresie miejsca pochodzenia podwykonawcy tj. podwykonawca może prowadzić działalność, a co za tym idzie realizować powierzone mu badania przemysłowe lub prace rozwojowe, na terenie województwa mazowieckiego.

2. Jakie przedsiębiorstwa mogą startować w konkursie 3/1.1.1/2017 MŚP - małe projekty? Czy został określony minimalny czas przez jaki musi działać dane przedsiębiorstwo? Czy podmiot prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą może ubiegać się o dofinansowanie?

Informacje o podmiotach mogących brać udział w konkursie 3/1.1.1/2017 MŚP - małe projekty zostały opisane w § 4. Regulaminu Przeprowadzania Konkursu, tj.:

  • spełniają kryteria mikro-, małego lub średniego przedsiębiorcy określone w załączniku nr 1 do rozporządzenia 651/2014 r.,
  • zarejestrowane i prowadzące działalność na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • które przed złożeniem wniosku o dofinansowanie nie otrzymały dofinansowania w ramach I osi PO IR (jako: beneficjenci indywidualni, liderzy konsorcjów, konsorcjanci, wehikuły inwestycyjne, które otrzymały bezpośrednio wsparcie z NCBR lub jako przedsiębiorstwa typu spin-off powołane przez dany wehikuł w ramach BRIdge Alfa) oraz
  • które przed złożeniem wniosku o dofinansowanie nie otrzymały dofinansowania w ramach Projektu systemowego „BRIdgeAlfa”, realizowanego w ramach Działania 1.5 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 (jako wehikuły inwestycyjne, które otrzymał bezpośrednio wsparcie z NCBR lub jako przedsiębiorstwa typu spin-off powołane przez dany wehikuł w ramach BRIdge Alfa).

Nie określono wymaganego minimalnego okresu działalności danego podmiotu.  O dofinansowanie mogą ubiegać się podmioty prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Wszystkie podmioty ubiegające się  o wsparcie w konkursie obowiązują takie same zasady. Oznacza to, że także nowopowstałe przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstwa rozpoczynającego działalność w zupełnie innej branży muszą wykazać we wniosku o dofinansowanie, iż będą one w stanie zrealizować projekt (m.in. zapewnić odpowiednią kadrę badawczą, zasoby techniczne i finansowe).

3. W ramach realizowanego projektu będziemy występować o opatentowanie pomysłu, na który będziemy starali się o dotacje. Kto jest uprawniony do złożenia wniosku na taki patent: przedsiębiorca, czy przedsiębiorca wespół z podwykonawcą (jednostką naukową)?

Zgodnie z zapisami Regulaminu przeprowadzania konkursu Wnioskodawcy przysługuje całość praw majątkowych do wyników badań przemysłowych lub prac rozwojowych będących rezultatem projektu, a umowy zawarte z podwykonawcami nie mogą naruszać tej reguły.

Należy mieć na uwadze fakt (o fundamentalnym znaczeniu), iż Wnioskodawca podpisując umowę

o dofinansowanie zobowiązuje się do wdrożenia wyników prac B+R. Aby wdrożenie było możliwe, Wnioskodawca powinien mieć prawo do dysponowania wynikami projektu (nie jest ono równoznaczne z prawem ich własności), gdyż wszelkie ograniczenie tego prawa może postawić pod znakiem zapytania możliwość ich wdrożenia.

Wnioskodawca powinien zatem zapewnić sobie możliwość swobodnego korzystania z praw

do wyników projektu tak, by współdzielenie ich z innym podmiotem nie zagroziło późniejszemu wdrożeniu wyników projektu. Jeżeli korzystanie z praw do wyników projektu będzie ograniczone, może zaistnieć sytuacja zagrażająca wdrożeniu ich do praktyki gospodarczej. Brak zabezpieczenia się Wnioskodawcy przed takim ryzykiem poprzez odpowiednie zapisy w umowie z innym podmiotem roszczącym sobie prawa do tych samych wyników może skutkować uniemożliwieniem wdrożenia.

W sytuacji, gdyby wdrożenie z powodu niemożności wykorzystania praw do wyników projektu okazało się niemożliwe, może się to wiązać z naruszeniem postanowień umowy o dofinansowanie, które wprost zobowiązują Wnioskodawcę do wdrożenia (analogicznie w przypadku szerokiego rozpowszechniania wyników prac B+R).

W związku z powyższym, umowa między wnioskodawcą a podmiotem trzecim powinna szczegółowo określać uprawnienia stron wynikające z istnienia współwłasności praw oraz zasady dotyczące wykorzystywania wyników przez każdą ze stron umowy samodzielnie.

Warto także podkreślić, iż  przekazanie części praw do projektu, na etapie wdrożenia, powinno się odbyć na zasadach rynkowych.

4. Czy jeśli Wnioskodawca zaplanuje projekt na 12 miesięcy, ale w trakcie jego realizacji okaże się, iż potrzebny jest dodatkowy miesiąc, to czy możliwe będzie wydłużenie okresu realizacji projektu?

Okres kwalifikowania wydatków zostanie zapisany w §7 pkt.1 Umowy. Zmiana tego terminu wymaga zgody Instytucji Pośredniczącej na pisemny wniosek Beneficjenta oraz aneksowania Umowy. Jeżeli IP uzna wystąpienie Beneficjenta za niezasadne, może odmówić wydania pozytywnej decyzji.

W odniesieniu do obecnie ogłoszonego konkursu 3/1.1.1/2017 MŚP - małe projekty, kluczowy jest również zapis §5 pkt. 8 Regulaminu Przeprowadzania Konkursu określający, iż końcowa data realizacji projektu nie może być późniejsza niż 31 października 2018 r. 

Jednocześnie przypominamy, iż zgodnie z zapisami Przewodnika kwalifikowalności, za koszty niekwalifikowane uważa się między innymi koszty poniesione poza okresem kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie.

5. Czy udział kadry naukowo badawczej w projekcie jest obligatoryjny?

Zgodnie z zapisami §4 pkt. 2 Regulaminu Przeprowadzania Konkursu dofinansowanie udzielane jest na realizację projektów, które obejmują badania przemysłowe i  eksperymentalne prace rozwojowe albo eksperymentalne prace rozwojowe. Instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie nakłada na Wnioskodawcę obowiązek wskazania kadry naukowo – badawczej zaangażowanej w projekt oraz kadry zarządzającej projektem. Wnioskodawca musi posiadać wszystkie kluczowe zasoby osobowe już na etapie składania wniosku o dofinansowanie (Kierownik B+R, kluczowy personel B+R, Pozostały personel B+R, Kierownik zarządzający projektem, Kluczowy personel do zarządzania projektem).

Współpraca z jednostkami badawczymi nie jest obligatoryjna.

6. Czy na etapie aplikowanie niezbędne jest posiadanie umowy warunkowej z podwykonawcą lub kadrą B+R/kadrą zarządzającą projektem?

Na etapie aplikowania Wnioskodawca nie musi posiadać umów warunkowych z podwykonawcami lub kadrą zaangażowaną w projekt.

Nie mniej jednak zgodnie z Instrukcją wypełniania wniosku o dofinansowanie, w przypadku, gdy prace B+R powierzone podwykonawcy mają kluczowy charakter, wybór podwykonawcy musi być zakończony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przynajmniej w zakresie etapu kończącego się pierwszym kamieniem milowym, a Wnioskodawca składa oświadczenie w generatorze (poprzez zaznaczenie właściwego pola wyboru) dotyczące zawarcia umowy warunkowej o współpracy.

Umowa podpisana z podwykonawcą powinna być umową warunkową na wykonanie konkretnych prac w projekcie.

Jednocześnie należy pamiętać, że w ramach kryterium merytorycznego „Zespół projektowy oraz zasoby techniczne Wnioskodawcy zapewniają prawidłową realizację zaplanowanych w projekcie prac B+R” maksymalna liczba punktów może zostać przyznana, pod warunkiem, że:

  • Wnioskodawca posiada umowy warunkowe z członkami kluczowego, z punktu widzenia realizacji projektu zespołu badawczego oraz personelu zarządzającego (w przypadku gdy członkowie zespołu badawczego nie są pracownikami wnioskodawcy) oraz
  • w przypadku, gdy prace B+R powierzone podwykonawcy mają kluczowy charakter, wybór podwykonawcy został zakończony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, przynajmniej w zakresie etapu kończącego się pierwszym kamieniem milowym (Wnioskodawca musi posiadać umowę warunkową z danym podwykonawcą).

7. Ile maksymalnie zadań może obejmować projekt?

W projekcie istnieje możliwość wyszczególnienia max. 8 etapów w ramach badań przemysłowych i prac rozwojowych lub w ramach prac rozwojowych.

Istotne jest zachowanie prawidłowego, logicznego układu etapów i kolejności prowadzonych prac, ponieważ aspekt ten podlega ocenie.

8. Czy jeśli w trakcie realizacji projektu okaże się, iż wartość kosztów kwalifikowanych przekroczyła 1,5 mln PLN, to czy projekt przestaje w takim przypadku spełniać kryteria konkursu, czy też po prostu zwiększa się wkład własny Beneficjenta?

Zgodnie z zapisami §5 pkt. 4 Regulaminu Przeprowadzania Konkursu maksymalna wartość kosztów kwalifikowalnych projektu dofinansowanego w ramach konkursu wynosi 1.500.000 PLN. System informatyczny nie pozwoli złożyć wniosku, który nie będzie spełniał ww. warunku.

Powyższy warunek podlega ocenie w ramach kryterium formalnego projekt - Wnioskowana kwota wsparcia jest zgodna z zasadami finansowania projektów obowiązującymi dla działania.

Po zawarciu umowy o dofinansowanie, zgodnie z jej zapisami, §6 ust.4 „wydatki wykraczające poza całkowitą kwotę kosztów kwalifikowalnych, określoną w ust. 2, w tym wydatki wynikające ze wzrostu kosztu całkowitego realizacji Projektu po zawarciu Umowy, są ponoszone przez beneficjenta i są kosztami niekwalifikowalnymi.”

Podsumowując: po zawarciu umowy, wzrost wartości projektu stanowi koszt niekwalifikowalny.

9. Czy w ramach konkursu wymogiem jest, aby wnioskodawca miał zarejestrowany i uwidoczniony w KRS oddział przedsiębiorstwa w miejscu lokalizacji projektu?

Wnioskodawca nie musi posiadać oddziału firmy w miejscu realizacji projektu.

10. Czy istnieje formalny wzór umowy do wykorzystania i stosowania lub zakres formalnych wymogów jakie powinny być zawarte w umowie z Podwykonawcą?

Instytucja Pośrednicząca nie dysponuje wzorem umowy zawieranej pomiędzy Wnioskodawcą a Podwykonawcą na wykonywanie prac w projekcie.

11. Czy w aktualnym naborze można będzie zastosować wyłączenie stosowania zasady konkurencyjności: „W trybie art. 4 pkt 3 lit. e ustawy Pzp zwalnia się beneficjenta będącego przedsiębiorcą z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dla zamówień, których przedmiotem są usługi w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych oraz świadczenie usług badawczych, jeśli korzyści z tych zamówień nie przypadną wyłącznie zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności"?

W przypadku wystąpienia warunków wskazanych w art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP istnieje możliwość wyłączenia obowiązku stosowania zasady konkurencyjności przez Beneficjenta (Zamawiającego) na podstawie podziału korzyści między Zamawiającym a Wykonawcą usługi badawczo-rozwojowej.

Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP wyłączenie zasady konkurencyjności można zastosować do usług badawczych i rozwojowych, chyba że są one objęte kodami CPV  od 73000000-2 do 73120000-9, 73300000-5, 73420000-2 i 73430000-5, określonymi w rozporządzeniu (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), w których łącznie zachodzą poniższe przesłanki:

  • korzyści z tych usług przypadają wyłącznie zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności,
  • całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca zamawiający.

Tak sformułowany przepis implikuje, że w sytuacji, w której łącznie zachodzą poniższe przesłanki:

  • korzyści z tych usług przypadają wyłącznie zamawiającemu na potrzeby jego własnej działalności,
  • całość wynagrodzenia za świadczoną usługę wypłaca zamawiający,

wyłączenie zasady konkurencyjności na podstawie art. 4 pkt 3 lit. e) ustawy PZP nie może zostać zastosowane przez Zamawiającego.

Zatem wystarczy, że jedna z dwóch ww. przesłanek nie zostanie spełniona w ramach zlecenia usług badawczo-rozwojowych, a Zamawiający będzie mógł skorzystać z wyłączenia zasady konkurencyjności. Podsumowując, zwalnia się beneficjenta będącego przedsiębiorcą z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dla zamówień, których przedmiotem są usługi badawcze i rozwojowe, jeśli korzyści z tych zamówień nie przypadną wyłącznie Zamawiającemu dla potrzeb jego własnej działalności.

Przy czym należy pamiętać, że w świetle przyjętej interpretacji NCBR podział korzyści, który powinien być udokumentowany w sposób formalnoprawny, odnosi się do korzyści stricte finansowych (udział w przyszłych zyskach, przychodach) między Zamawiającym a Wykonawcą ze zlecenia wykonania usługi badawczo-rozwojowej. Nie ma natomiast zastosowania do podziału praw do rezultatów prac badawczo-rozwojowych.

Wyłączenie z obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dotyczy tylko zleceń wykonania usług kierowanych do podmiotów niepowiązanych z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Należy również podkreślić, że wyłączenie nie jest ograniczone limitami kwotowymi.

Dodatkowo NCBR pragnie zwrócić uwagę, że w przypadku wyboru wykonawcy, którym jest uczelnia publiczna, instytut badawczy w rozumieniu ustawy o instytutach badawczych, instytut PAN lub inna jednostka naukowa będąca organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę, która podlega ocenie jakości działalności naukowej lub badawczo-rozwojowej jednostek naukowych i otrzymała co najmniej ocenę B, nie jest wymagana dodatkowa zgoda NCBR.

Na stronie www.nauka.gov.pl/g2/oryginal/2014_07/475a73e93ea6148d2d71ab18d24c4a1e.pdf znajduje się lista jednostek naukowych, podlegających takiej ocenie, wraz z informacją o przyznanej kategorii. Zlecenie wykonania części merytorycznej projektu (podwykonawstwo) innym podmiotom niż wymienione powyżej możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody NCBR.

12. W dokumentacji aplikacyjnej jako wydatki projektowe ujęte są - odpisy amortyzacyjne za sprzęt nabywany na potrzeby realizacji projektu. Wnioskodawca aktualnie nie posiada tego sprzętu, będzie go dopiero nabywał - czy sam proces nabycia powinien być przeprowadzony zgodnie z zasadą konkurencyjności, żeby odpisy amortyzacyjne były kwalifikowane?

W odniesieniu do zakupionego sprzętu/urządzeń, które są rozliczane jako odpisy amortyzacyjne – zasada konkurencyjności nie obowiązuje.

13. Czy Beneficjent może realizować projekt, jeżeli jego główny profil działalności nie pokrywa się z tematyką projektu a Beneficjent chce rozszerzyć swój dotychczasowy profil o nowy obszar działań?

Zgodnie z zasadami konkursu  3/1.1.1/2017 o dofinansowanie może ubiegać się każdy podmiot spełniający kryterium mikro, małego, średniego przedsiębiorstwa, zarejestrowany i prowadzący działalność na terenie RP.

Jednakże, należy mieć na uwadze, że wszystkie podmioty ubiegające się  o wsparcie obowiązują takie same zasady. Oznacza to, że także nowopowstałe przedsiębiorstwa lub przedsiębiorstwa rozpoczynającego działalność w zupełnie innej branży muszą wykazać we wniosku o dofinansowanie, iż będą one w stanie zrealizować projekt (m.in. zapewnić odpowiednią kadrę badawczą, zasoby techniczne i finansowe).

14. Czy w trakcie realizacji projektu dopuszczalne jest prowadzenie prac przygotowawczych do wdrożenia zwłaszcza w końcowej części projektu?

Zgodnie z § 3 ust 12 Umowy o dofinansowanie , przedsiębiorca może rozpocząć wdrożenie wyników prac badawczych jeszcze przed zakończeniem realizacji Projektu.

15. Czy istnieje możliwość zagospodarowania wytworzonego w ramach realizacji projektu prototypu lub obiektu badawczego, czy mogą one zostać sprzedane, a jeśli tak to na jakich warunkach?

Zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (UE) nr 651/2014 z dnia 17 czerwca 2014 r. prototyp można wykorzystać do celów komercyjnych, w przypadku „gdy prototyp lub projekt pilotażowy z konieczności jest produktem końcowym do wykorzystania do celów komercyjnych, a jego produkcja jest zbyt kosztowna, aby służył on jedynie do demonstracji i walidacji.” (art. 2 pkt. 86).

16. W ramach realizacji zasady konkurencyjności, jak należy przeprowadzić upublicznienie zapytania ofertowego przed rozpoczęciem realizacji projektu? Jeśli wnioskodawca nie ma strony internetowej, to jak powinien postąpić?

Wnioskodawca jest zobowiązany do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców oraz zamieszczenia zapytania na własnej stronie internetowej, o ile taką posiada lub innej stronie internetowej wskazanej przez właściwą instytucję (NCBR nie przewiduje jednak korzystania z tej „innej strony internetowej”).

Jeżeli zamawiający nie posiada własnej strony internetowej, powinien zapewnić jak największy poziom upublicznienia i konkurencyjności – czyli wysłać jak najwięcej zapytań ofertowych do potencjalnych wykonawców i złożyć oświadczenie o braku strony internetowej w dniu wszczęcia postępowania oraz ewentualnie zamieścić zapytanie ofertowe na stronach internetowych typu pracuj.pl.

17. Czy firma prowadząca działalność w ramach PKD, które dot. działalności wykluczonych może ubiegać się o dofinansowanie w ramach konkursu 3/1.1.1/2017?

Jednym z kryteriów formalnych w ramach poddziałania 1.1.1 POIR jest „Przedmiot projektu nie dotyczy rodzajów działalności wykluczonych z możliwości uzyskania wsparcia w ramach danego działania POIR”. Jest to kryterium, oceniane po złożeniu wniosku o dofinansowanie, w którym opisany jest szczegółowo konkretny projekt. Przy czym w powyższym zakresie nie jest oceniany przedsiębiorca, jako taki, ani kod PKD, w oderwaniu od treści całego wniosku o dofinansowanie. Należy mieć na uwadze, że kwestia dot. działalności wykluczonych podlega weryfikacji na podstawie szczegółowych zapisów wniosku dotyczących przedmiotu projektu i jego właściwości.

Należy podkreślić, że pomoc udzielana w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR jest pomocą na działalność badawczo-rozwojową. W związku z tym do udzielanej w ramach Poddziałania 1.1.1 POIR pomocy stosuje się rozporządzenie KE nr 651/2014. Koresponduje to również ze stwierdzeniami zawartymi w dokumencie pn. „Opracowanie dotyczące rodzajów działalności gospodarczej wykluczonych z możliwości ubiegania się o dofinansowanie w ramach PO IR”, które wynikają z zakazu udzielania pomocy publicznej w określonych sektorach działalności gospodarczej w ramach zidentyfikowanego rodzaju pomocy publicznej.

Należy zatem przeanalizować przedmiot projektu w kontekście wyboru właściwego PKD zgodnego z regulaminem konkursu.

18. Czy kierownikiem zarządzającym w projekcie może być prezes zarządu (zarząd jednoosobowy), który jest powołany przez radę nadzorczą do pełnienia funkcji w firmie na mocy kontraktu menedżerskiego?

Zgodnie z podrozdziałem 6.16 sekcja 2 wytycznych horyzontalnych dot. kwalifikowalności wydatków, wydatki poniesione na wynagrodzenie personelu  zaangażowanego na podstawie stosunku cywilnoprawnego (umowa zlecenie, umowa o dzieło, kontrakt menadżerski) są kwalifikowalne, z zastrzeżeniem warunków określonych w niniejszej sekcji oraz w podrozdziale 6.5 (konkurencyjność wydatków). Rozliczenie umowy zlecenia następuje na   podstawie protokołu wraz z ewidencją godzin i dokumentem księgowym potwierdzającym poniesienie wydatku.

Kontrakt menadżerski jest kosztem zarządzania, więc powinien być rozliczany w ramach kosztów pośrednich za pomocą ryczałtu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby spółka podpisała umowę na zarządzanie np. warunkową z prezesem zarządu (z jednoosobowym zarządem). Przewiduje to art. 210 (dla sp. z o. o.) i art. 379 (dla S. A.) KSH. Zgodnie z art. 210 § 1 KSH, w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.