Niżej udzielonych odpowiedzi nie powinno się uważać za wiążące, lecz  tylko jako informacje poglądowe, gdyż ich indywidualna interpretacja jest uzależniona od zapisów w poszczególnych umowach oraz aktów prawnych ich obowiązujących.

Kosztem kwalifikowanym w ramach kategorii A może być: ( zgodnie z załącznikiem NR 1 do Regulaminu Konkursu PBS)

Kategoria W ramach kategorii Warunki kwalifikowalności kosztu
w ramach zakupu/wytworzenia:

Aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń służących celom badawczym oraz WNiP
Pod warunkiem, że zapisy
w poszczególnych
umowach, wnioskach o dofinansowanie oraz aktach prawnych ich obowiązujących nie stanowią inaczej.
A

1. Zakup finansowany w 100 %

koszt zakupu/wytworzenia – ustalony zgodnie z obowiązującymi przepisami o rachunkowości

Koszt zakupu/wytworzenia aparatury i innych urządzeń będzie uznany za koszt kwalifikowany jeżeli:

  • zakup jest niezbędny do prawidłowej realizacji projektu,
  • aparatura, inne urządzenia (sprzęt), WNiP służące celom badawczym są wykorzystywane w 100% na potrzeby przedmiotowego projektu przez ich całkowity okres użytkowania, (okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych pokrywa się z okresem realizacji projektu),
  • będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących ich zakupu,
  • w części D1.A.Uzasadnienie  „Wniosku o dofinansowanie projektu” zakup został ujęty w wykazie aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń (sprzętu), WNiP służących celom badawczym wraz z merytorycznym uzasadnieniem,
  • jednostka nie dysponuje aparaturą/środkiem trwałym/WNiP która mogłaby zostać użyta zamiennie.
 

2. Amortyzacja


odpis amortyzacyjny - obliczony na podstawie przepisów o rachunkowości

Odpisy amortyzacyjne z tytułu spadku wartości aparatury stanowią koszt kwalifikowany, jeżeli spełnione są łącznie następujące warunki:

  • aparatura jest niezbędna do prawidłowej realizacji projektu i bezpośrednio wykorzystywana w związku z danym projektem,
  • aparatura, inne urządzenia (sprzęt), WNiP służące celom badawczym będą ewidencjonowane w rejestrze środków trwałych podmiotów dokonujących ich zakupu,
  • zakup aparatury nie był sfinansowany ze środków publicznych.

Kwalifikowana wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu oraz proporcji wykorzystania środka przy realizacji projektu.

3. Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, innych urządzeń, WNiP

 
  • w zakresie niezbędnym i przez okres niezbędny do realizacji projektu objętego pomocą,
 

Odpowiedzi na pytania zamieszczone w zakładce FAQ mają charakter informacyjny - nie zastępują obowiązującego Regulaminu II konkursu w ramach Programu Badań Stosowanych oraz mających zastosowanie przepisów prawa.

1) W jaki sposób rozumieć pojecie kosztów ogólnych – co zawiera ta pozycja i w jaki sposób powinna zostać naliczona?

Koszty ogólne to koszty, które nie mogą zostać bezpośrednio przypisane do konkretnego zadania badawczego lub przyporządkowanie takie wymaga zastosowania klucza podziału. W ramach przedmiotowej kategorii kwalifikowane są m. in. następujące koszty:

a) Koszty zarządu, tj. koszty wynagrodzeń osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których zakresy czynności nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownik jednostki
b) Koszty personelu obsługowego, w tym obsługi kadrowej, administracyjnej, sekretariatu i kancelarii;
c) Koszty obsługi księgowej, tj. koszty wynagrodzenia osób księgujących koszty w projekcie, w tym koszty zlecenia prowadzenia obsługi księgowej biuru rachunkowemu;
d) Opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz;
e) Opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe, odprowadzanie ścieków itp.;
f) Usługi pocztowe, telefoniczne, telegraficzne, internetowe, kurierskie;
g) Usługi kserograficzne;
h) Koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, np. długopisów, papieru, teczek, tonerów do drukarek, płyt CD, dyskietek, nie związanych bezpośrednio z realizacją zadań w projekcie;
i) Koszty ubezpieczeń majątkowych;
j) Koszty ochrony;
k) Sprzątanie pomieszczeń, w tym środki do utrzymania czystości pomieszczeń, dezynsekcję, dezynfekcję, deratyzację pomieszczeń, itp.


Koszty ogólne  rozliczane są ryczałtowo i nie podlegają wymogom ewidencyjnym dot. dokumentacji projektu – nie mam wymogu dokumentowania tych kosztów fakturami lub równoważnymi dokumentami księgowymi.

Koszty ogólne mogą maksymalnie stanowić odpowiednio

  • do 8% dla przedsiębiorstw,
  • do 15% dla uczelni prywatnych i instytutów badawczych,
  • do 20% dla uczelni państwowych i instytutów naukowych PAN

pozostałych kosztów kwalifikowanych projektu (czyli sumy kategorii W, A, G, E, Op)

Wartość kosztów ogólnych liczymy zgodnie ze wzorem:

O = (W + A + G + E + Op) x właściwa stawka procentowa


UWAGA!!!
Nie ma wymogu przedstawiania we wniosku o dofinansowanie metodologii naliczania kosztów ogólnych.


2) W jaki sposób powinny zostać przedstawione na etapie składania wniosków oraz rozliczenia wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w realizacje projektu (czy potrzeba jest prowadzenia specjalnej dokumentacji na ten temat np. karty pracy pracowników)?

W dokumencie rozliczającym wynagrodzenia, należy:

  • w przypadku umowy o pracę (lista płac) - wskazać: datę wystawienia dokumentu, nr listy płac, nr ewidencji księgowej, okres którego dotyczy przedmiotowa lista płac w formacie np.: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;
  • w przypadku umów cywilno-prawnych (rachunek) –wskazać: datę wystawienia rachunku, nr rachunku wystawionego przez zleceniobiorcę/wykonawcę, nr umowy cywilno-prawnej, okres którego dotyczy przedmiotowy rachunek w formacie: od dd/mm/rr do dd/mm/rr, kwotę ogółem (brutto i pochodne od wynagrodzeń od strony pracodawcy) poniesioną w związku z zatrudnieniem danej osoby na podstawie ww. umów, kwotę kwalifikowaną przypadającą na tą osobę, inne zależne od obowiązującego na czas składania dla danego konkursu/programu wzoru wniosku o płatność;

Prowadzenie karty czasu pracy (lub innej ewidencji) jest niezbędne tylko w przypadku, w którym nie cały przedmiot umowy jest związany z realizacją Projektu (na Wnioskodawcy ciąży obowiązek wykazania proporcji związania kosztu z realizacją Projektu). Należy pamiętać, że pracownik/wykonawca powinien zostać poinformowany w formie pisemnej tj. oświadczenia, aneksu do umowy o tym, w jakim zakresie jego praca odnosi się do projektu (np. oddelegowanie w ½ etatu).

3) Czy koszty patentu np. koszt zgłoszenia do fazy regionalnej czy koszty utrzymania patentu są kosztami kwalifikowanymi w Programie?

Kosztem kwalifikowalnym może być opłata za pierwsze zgłoszenie patentowe będące bezpośrednim wynikiem realizowanego projektu (kategoria - koszty operacyjne, koszty ogólne). Informujemy jednocześnie, że istnieją komplementarne źródła ubiegania się o wsparcie w zakresie patentów m.in PATENT PLUS.

4) Czy koszty usług obcych, innych niż badawcze mogą stanowić koszty kwalifikowane? Zakładając, że usługi są niezbędne do realizacji zadań badawczych czy można je potraktować jako usługi równorzędne zgodnie z nomenklaturą przedstawioną w załączniku nr 1 do Regulaminu?

Istnieje możliwość uznania kosztów usług obcych, innych niż badawcze za koszty kwalifikowalne pod warunkiem, że usługi te są niezbędne do realizacji projektu i bezpośrednio związane z jego realizacją. W zależności od charakteru danej usługi jej koszt może być ujęty w ramach kategorii E, OP lub O.

5) Czy w ramach określonych w PBS kategorii kosztów kwalifikowanych można zaliczyć koszty związane z zarządzaniem projektem i jego obsługą finansowo-administracyjną?

Wspomniane w pytaniu koszty są kwalifikowane. W zależności do specyfiki danego kosztu należy wykazać gow ramach kategorii kosztów operacyjnych lub kategorii kosztów ogólnych (patrz katalog z odpowiedzi na pytanie nr 1)

6) Czy jeśli na etapie rozliczania zadania w którym zakupimy surowiec podamy nr faktury za która kupimy przykładowo 100kg surowca a do badania w ramach dotacji zużyjemy ostatecznie mniej, np. 50kg to czy będzie to stanowić jakiś problem akceptacji wydatku z Państwa strony? Oczywiście będziemy mogli przedłożyć dokument potwierdzający faktyczne pobrania surowca do projektu na podstawie których będzie można wyliczyć faktyczną ilość surowca zużytego do projektu.

Rozliczając projekt proszę wskazać kwotę kwalifikowaną we wniosku o płatność w wysokości odpowiadającej zużyciu na potrzeby projektu. Czyli przykładowo jeśli za 100 kg surowca zapłacili Państwo 10 000 zł, a do projektu zużyto 50kg, przy rozliczeniu proszę wykazać kwotę 5 000 zł, niemniej jednak pod każdą fakturę należy podpiąć dokument potwierdzający fakt zużycia surowca do projektu w odpowiedniej wielkości, np. dokument RW, WZ.

7) Jeżeli beneficjent otrzyma w ramach zaliczki więcej środków niż faktycznie poniesiemy kosztów to zwrot następuje po rozliczeniu każdego zadania, czy na koniec projektu?

Środki finansowe niewykorzystane na realizację projektu lub nieprawidłowo wykorzystane podlegają zwrotowi na rachunek Centrum w terminie określonym w umowie o dofinansowanie.

8) W ramach jakiej kategorii kosztów należy dokonywać zakupu oprogramowania?

Specyfika oprogramowania  zadecyduje o kategorii kosztów, do jakiej mógłby zostać zaliczony zakup zgodnie z opisem przedstawionym poniżej;

Kategoria A- oprogramowanie zakupione wraz z aparaturą badawcza niezbędne do jej funkcjonowania.
 
Kategoria E – specjalistyczne oprogramowanie badawcze zakupione lub użytkowane na podstawie licencji, uzyskanych od osób trzecich na warunkach rynkowych.

Kategoria O – koszty oprogramowanie typu Office, Windows czy anty wirus należy pokrywać z ryczałtu przysługującego w ramach kategorii kosztów ogólnych.   



9) Czy w przypadku dodatkowych kosztów ogólnych podczas realizacji projektu do należy wykazywać faktycznie poniesione koszty, czy też kwota refundacji tych kosztów jest równa kwocie ryczałtu zaplanowanego we wniosku o dofinansowanie?

Beneficjent nie musi opisywać i przedstawiać dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie  kosztów ogólnych, kwota refundacji tych kosztów jest równa kwocie ryczałtu zaplanowanego dla poszczególnych wykonawców we wniosku o dofinansowanie.

10) Czy do kosztów kwalifikowanych zalicza się koszty amortyzacji sprzętu będącego własnością wnioskodawcy (zakupiony wcześniej) wykorzystywanego w ramach realizacji projektu PBS? (oczywiście jedynie w okresie wykorzystywania tego w projekcie)?

Tak, o ile sprzęt nie był kupiony ze środków publicznych.

11) Czy kosztem kwalifikującym się do objęcia wsparciem w ramach Programu Badań Stosowanych są koszty związane z użytkowaniem środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz nieruchomości objętych leasingiem finansowym lub operacyjnym?

Zgodnie z Regulaminem konkursu obie  formy leasingu są dopuszczalne.

W przypadku leasingu operacyjnego kwalifikowane są tylko koszty rat kapitałowych za okres, w jakim zostały one wykorzystane do realizacji zadań badawczych, a zatem bez części kosztów związanych z transakcją leasingową (np. podatku, marży leasingodawcy, odsetek kosztów stałych, opłat ubezpieczeniowych).

W przypadku leasingu finansowego kosztem kwalifikowanym do dofinansowania jest jedynie odpis amortyzacyjny w zakresie i okresie czasu w jakim został on wykorzystany podczas realizacji zadań badawczych.


A. Czy w przypadku leasingu operacyjnego dopuszczalne jest, aby raty leasingowe ustalone zostały w nierównej wysokości (degresywne), tzn. zmniejszały się w miarę upływu podstawowego okresu leasingu?

Tak pod warunkiem, że okres leasingu zawiera się w okresie realizacji projektu.

B. Czy użytkowane środki trwałe, wartości niematerialne i prawne oraz nieruchomości po zakończeniu umowy leasingu powinny być nabyte przez beneficjenta na własność?

Nie, nie ma takiej konieczności.

12) Proszę o informację, czy:
A) koszt wiedzy technicznej (know-how) przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum jest kosztem kwalifikowanym,
B) jeśli jest to koszt kwalifikowany, w jaki sposób wyliczyć koszt wiedzy technicznej przedsiębiorcy wchodzącego w skład konsorcjum?


a. Tak, pod warunkiem, że wiedza ta jest niezbędna do realizacji projektu i bezpośrednio związana z jego realizacją.

b. NCBR nie narzuca sposobu wyliczania wiedzy technicznej. Wyliczenie to leży w gestii przedsiębiorcy i powinno być wykonane przed rozpoczęciem projektu zgodnie z istniejącymi zasadami oraz powinno zostać przedstawione ekspertowi oceniającemu wniosek o dofinansowanie do akceptacji.



13) Czy koszty konferencji oraz delegacji można zaliczyć do kosztów kwalifikowanych a jeżeli tak to do której kategorii?

Powyższe koszty (z zastrzeżeniem że będzie to udział w konferencji nie jej organizacja) będą kwalifikowane w projekcie pod warunkiem iż będą niezbędne do jego realizacji, poniesienie kosztu będzie merytorycznie uzasadnione oraz koszt zostanie ujęty we wniosku o dofinansowanie który będzie podlegał ocenie eksperta.

Wymienione koszty powinny być zakwalifikowane do kategorii kosztów operacyjnych.


14) Czy koszty badań klinicznych są kwalifikowane w PBS?

Koszty badań klinicznych są kwalifikowane w zależności od ich fazy. Do kosztów kwalifikowanych zaliczają się badania przedkliniczne oraz I faza badań klinicznych.

15) Czy koszty przygotowania wniosku do Komisji Etycznej (badania na zwierzętach) oraz KBE (badania klinicznie) oraz związane z tym opłaty administracyjne są kwalifikowane w ramach projektu?

Koszty te będą kwalifikowane w projekcie jeśli będą ponoszone od dnia złożenia wniosku. Refundacja poniesionych kosztów kwalifikowanych będzie możliwa tylko pod warunkiem przyznania dofinansowania projektu i po zawarciu umowy o dofinansowanie z Centrum.

15) W jakiej kategorii wydatków należy ująć koszt audyty zewnętrznego realizowanego projektu ?


Koszt audytu zewnętrznego zaliczamy do kategorii kosztów operacyjnych.