WNIOSEK W SYSTEMIE OSF

1. W jakim języku powinien być napisany wniosek?


Wniosek powinien być wypełniony w języku, w jakim są wprowadzone polecenia.


Część A wniosku powinna być wypełniona w języku polskim, część merytoryczna B – „Informacje o projekcie” w języku angielskim. Nazwy zadań w harmonogramie należy podać w dwóch językach.


Kwoty podane w PLN są automatycznie przeliczane na euro wg kursu z dnia ogłoszenia konkursu.

2. Z jakiej przeglądarki internetowej najlepiej korzystać logując się do systemu OSF przy wypełnianiu wniosku projektowego?

Logując się do systemu OSF rekomendujemy korzystanie z przeglądarki Internet Explorer.  Podczas używania innych przeglądarek mogą wystąpić problemy ze stosowaniem polskich znaków.

3.    Czy na etapie składania wniosku o dofinansowanie konieczne jest posiadanie zgody Komisji Etycznej na prowadzenie badań lub doświadczeń na zwierzętach?

We wniosku należy złożyć jedynie oświadczyć  (tak/nie), że projekt obejmuje wykonywanie badań w dziedzinach wymagających zgody właściwej Komisji. Jeśli zgoda jest wymagana, zgodnie z właściwymi przepisami prawa, to Wykonawcy, których to dotyczy, zobowiązani będą przed zawarciem umowy z NCBR do złożenia oświadczenia o jej uzyskaniu.


4.    Czy KRS załączany w formie pdf do wniosku musi być podpisany, czy wystarczy wydruk z bazy Ministerstwa Skarbu i zapis w formie pdf?

Wystarczy wydruk KRS z bazy i zapis w formie pdf.


5.    Zgodnie z regulaminem II konkursu możliwe jest w uzasadnionych przypadkach wydłużenie okresu realizacji projektu maksymalnie do 60 miesięcy. Czy  oznacza to, że można złożyć wniosek z okresem trwania projektu 60 miesięcy wraz ze szczegółowym uzasadnieniem wydłużenia okresu realizacji?

Wniosek należy tak zaplanować aby łączny okres realizacji fazy badawczej i fazy przygotowań do wdrożenia nie przekraczał 36 miesięcy, przy czym realizacja fazy przygotowań do wdrożenia nie może trwać dłużej niż 18 miesięcy.
W trakcie realizacji projektu, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, możliwe jest wydłużenie okresu realizacji maksymalnie do 60 miesięcy, przy czym realizacja fazy przygotowań do wdrożenia nie może trwać dłużej niż 24 miesiące.

UMOWA KONSORCJUM, SKŁAD KONSORCJUM

6. Czy w skład konsorcjum może wchodzić inna jednostka organizacyjna niebędąca jednostką naukową lub przedsiębiorcą?

Skład konsorcjum podany w Regulaminie Konkursu w ramach Programu Biostrateg określa minimum podmiotów wchodzących w skład konsorcjum naukowego. W skład konsorcjum może wchodzić każda inna jednostka organizacyjna niebędąca jednostką naukową lub przedsiębiorcą, o ile spełnione są minimalne wymogi dot. składu konsorcjum naukowego określone w tym Regulaminie, tj. w skład konsorcjum wchodzi co najmniej trzy jednostki organizacyjne, w tym co najmniej jedna jednostka naukowa oraz co najmniej jeden przedsiębiorca.

7. Czy umowa konsorcjum powinna być złożona wraz z wnioskiem o dofinansowanie, czy dopiero na etapie  podpisywania umowy o wykonanie i finansowanie projektu?

Konsorcjum powinno być zawiązane przed złożeniem wniosku o finansowanie, jednakże przedłożenie umowy konsorcjum jest wymagane na etapie podpisywania umowy o wykonanie i finansowanie projektu. Skład konsorcjum podlega ocenie recenzentów i nie może ulec zmianie przed podpisaniem umowy.

8. Czy indywidualne gospodarstwo rolne może być członkiem konsorcjum?

Tak, indywidualne gospodarstwo rolne może występować w konsorcjum jako przedsiębiorca, pod warunkiem prowadzenia działalności gospodarczej, tj. oferowania towarów i usług na rynku– niezależnie do formy prawnej i sposobu finansowania (zgodnie z definicją przedsiębiorcy zawartą w regulaminie konkursu). W przypadku, w którym dany podmiot nie spełnia kryteriów wskazanych powyżej, należy, zgodnie z Regulaminem II Konkursu w ramach Programu BIOSTRATEG, zakwalifikować go do kategorii podmiotów INNE.

9. Czy do konsorcjum może przystąpić partner zagraniczny?

Partner zagraniczny może być członkiem konsorcjum, jednak dofinansowanie na realizację projektu może być przyznane wyłącznie podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą lub badawczo-rozwojową na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej, potwierdzoną wpisem do odpowiedniego rejestru.  Jeśli partner zagraniczny prowadzi ww. działalność poza terytorium RP, wówczas może być on  czwartym lub kolejnym członkiem konsorcjum, jednak bez możliwości otrzymania od NCBR dofinansowania.

10. Czy firma konsultingowa może być członkiem konsorcjum?

Członkami konsorcjum mogą być jedynie podmioty bezpośrednio zaangażowane w realizację zadań badawczych: w fazie A jest to: realizacja badań podstawowych,  przemysłowych, prac rozwojowych, natomiast w fazie B:  realizacja działań, których celem jest  przygotowanie do zastosowania w działalności gospodarczej rozwiązania będącego wynikiem projektu. Jeśli firma konsultingowa spełnia powyższe warunki, może być członkiem konsorcjum realizującym projekt.

11. Czy do zarządzania projektem konsorcjum może zawrzeć umowę z firmą konsultingową? Jeśli tak to czy koszt powiązany z tym może być uznany jako usługi doradcze i zakwalifikowany jako koszt kwalifikowalny? Czy ze względu na tajemnicę handlową oraz prawa własności intelektualnych musimy wybierać firmę z zgodnie z UZP, czy możemy wybrać sobie firmę do której mamy zaufanie?

Członkowie konsorcjum mogą zawrzeć umowę z firmą konsultingową świadczącą usługi doradcze i koszt może być uznany za kwalifikowalny (w ramach kosztów kategorii Op), ale tylko wtedy gdy zakres usługi doradczej jest niezbędny do realizacji zadań wynikających z realizacji projektu.

Wykonawca oraz Współwykonawcy zobowiązani są stosować przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 907) do udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, w przypadku, gdy wymóg stosowania tej ustawy wynika z jej przepisów lub z przepisów odrębnych.

Jeżeli Wykonawca lub Współwykonawcy nie są zobowiązani do stosowania ww. ustawy, stosują zasady określone w umowie o wykonanie i finansowanie projektu.

12. Czy istnieje limit partnerów występujących we wniosku?

W skład konsorcjum muszą wchodzić co najmniej trzy jednostki organizacyjne, natomiast nie ma ograniczenia górnego limitu członków konsorcjum. Skład konsorcjum powinien wynikać z charakteru projektu i być merytorycznie uzasadniony.

13. Czy projekt może być realizowany przez małe przedsiębiorstwo we współpracy z  dużym przedsiębiorstwem i jak przedstawiałaby się wysokość dofinansowania dla każdego z nich, gdyby liderem projektu było małe przedsiębiorstwo?

Liderem we wniosku może być przedsiębiorca (mały, średni, duży), przy czym wysokość dofinansowania nie jest uzależniona od charakteru udziału w projekcie, lecz od wielkości przedsiębiorcy i kategorii realizowanych przez niego badań. Intensywność pomocy publicznej przedstawia tabela w pkt. 29 FAQ.

W skład konsorcjum, poza przedsiębiorcami, musi wchodzić co najmniej jedna jednostka naukowa będąca organizacją prowadzącą badania i upowszechniającą wiedzę.

14. Czy wszystkie koszty ponoszone w ramach projektu muszą być płacone z jednego konta projektu zarządzanego przez lidera ? Czy każdy z konsorcjantów projektu będzie mógł mieć swoje konto projektu z którego będzie samodzielnie realizował swoje płatności?

Po otrzymaniu środków finansowych z NCBR Lider przekazuje środki finansowe poszczególnym członkom konsorcjum na realizację przypisanych im zadań badawczych. Realizując zadania badawcze i ponosząc w związku z tym koszty, każdy konsorcjant posiada „swoje” konto projektu i samodzielnie realizuje płatności.

15. Czy może być konsorcjantem przedsiębiorstwo, które nie ubiega się o dofinansowanie a jedynie wnosi wkład własny rzeczowy lub pieniężny w zamian za udział w prawach do wyników projektu (licencji) lub wdrożenia u niego wyników projektu? Jeśli tak, czy będzie to stanowić pomoc de minimis i przedsiębiorstwo musi wypełniać stosowne załączniki?

Przedsiębiorca, który nie ubiega się o dofinansowanie a jedynie wnosi wkład własny rzeczowy lub pieniężny, nie jest beneficjentem pomocy de minimis. Jeśli przedsiębiorca będący członkiem konsorcjum nie otrzymuje od NCBR pomocy publicznej ani pomocy de minimis, nie jest zobowiązany do składania oświadczeń z tym związanych.

Do przedmiotów praw własności przemysłowej oraz rezultatów realizacji projektu nie podlegających takiej ochronie, odpowiednie uprawnienia majątkowe przysługują Wykonawcy lub Współwykonawcom, w zależności od treści łączącej ich umowy.

Zakres praw majątkowych do wyników badań będących rezultatem projektu przysługuje Wykonawcy lub Współwykonawcom w proporcji odpowiadającej faktycznemu ich udziałowi (finansowemu lub innemu) w realizacji projektu. Przekazanie posiadanych praw majątkowych pomiędzy Wykonawcą lub Współwykonawcami projektu  następuje za wynagrodzeniem odpowiadającym wartości rynkowej tych praw[1]. Podział praw własności intelektualnej lub praw dostępu do innych rezultatów wynikających z realizacji projektu, dokonywany jest zgodnie z zasadami określonymi w zdaniu poprzednim, i nie może stanowić niedozwolonej pomocy publicznej.

16.   Jaki jest warunek uznania danego podmiotu za przedsiębiorcę?

Elementem decydującym o uznaniu danego podmiotu za przedsiębiorcę jest to, czy prowadzi on działalność gospodarczą polegającą na oferowaniu produktów lub usług na danym rynku. Zakwalifikowanie danego podmiotu jako przedsiębiorcy nie jest uzależnione od jego statusu prawnego, tj. od tego, czy ustanowiono go na mocy prawa publicznego czy prywatnego, ani też od tego, czy jest nastawiony na zysk, czy nie.

17.   Czy w fazie B może brać udział jednostka badawcza?

Faza B jest realizowana przez podmioty posiadające zdolność do zastosowania w działalności gospodarczej rozwiązania będącego wynikiem realizacji projektu – jeśli jednostka badawcza taką zdolność posiada to może realizować fazę B.



[1]Ma zastosowanie wyłącznie w przypadku projektów, w których występuje pomoc publiczna

WKŁAD WŁASNY

18. Czy udostępnienie pomieszczeń przez członka konsorcjum może stanowić wkład własny rzeczowy w projekcie?

Wkład własny rzeczowy może stanowić jedynie koszt amortyzacji pomieszczeń/ budynków (w kategorii kosztów G). Udostępnienie pomieszczeń/budynków  a także inne usługi mogą stanowić wkład własny rzeczowy wyłącznie w przypadku gdy są świadczone przez stronę trzecią, nie będącą członkiem konsorcjum.

19. Czy wkład własny rzeczowy może stanowić pole uprawne wraz z uprawiana na nim rośliną wieloletnią?

Pole uprawne nie może stanowić wkładu własnego rzeczowego członka konsorcjum.

Dzierżawa gruntów (tylko raty dzierżawne bez części odsetkowej) i /lub wieczyste użytkowanie gruntów (tylko raty użytkowanie wieczystego, bez części odsetkowej) należących do podmiotu spoza konsorcjum – mogą stanowić wkład własny pieniężny w projekcie.

20. Czy aparatura należąca do członka konsorcjum może stanowić wkład własny rzeczowy w projekcie?

Jako wkład własny rzeczowy uznawane są jedynie odpisy amortyzacyjne aparatury (w proporcji odpowiadającej wykorzystaniu w projekcie). Całkowicie zamortyzowane środki trwałe nie mogą stanowić wkładu własnego w II konkursie programu Biostrateg.

21. Jak należy rozumieć zapis z Załącznika nr 3 Przewodnika kwalifikowalności kosztów „Wkład rzeczowy nie może być wyższy niż wkład własny beneficjenta”?

W przypadku wniesienia przez Beneficjenta wkładu niepieniężnego do projektu, dofinansowanie ze środków NCBR nie może przekroczyć wartości całkowitych kosztów kwalifikowanych pomniejszonych o wartość wkładu niepieniężnego - wkład niepieniężny nie może przekroczyć wartości wkładu własnego. Oznacza to, że musi być spełnione równanie:

Dofinansowanie ≤ koszty kwalifikowalne  – wkład rzeczowy.

22. Czy wkładem własnym rzeczowym może być nieodpłatne udostępnienie lokalu na biuro projektu ?

Nie, ponieważ byłaby to kategoria kosztów O a koszty kategorii O nie mogą stanowić wkładu własnego, gdyż są rozliczane ryczałtem. Natomiast Wnioskodawcy wnoszący wkład własny rzeczowy (składniki majątku lub pracy wykazane w Przewodniku kwalifikowalności kosztów) zobowiązani są do należytego udokumentowania jego wartości.

VAT

23. Czy w przypadku możliwości odzyskania podatku VAT przez przedsiębiorstwa będące partnerami projektu, w budżecie wniosku, VAT należy ująć jako niekwalifikowalny?

Tak, jeśli VAT podlega odzyskaniu stanowi on koszt niekwalifikowany w projekcie.

24. Czy w przypadku  braku możliwości odzyskania podatku VAT, w budżecie wniosku ujmujemy koszt brutto zakupu? Czy wymaga rozdzielenia kwota netto i VAT dotycząca danego zakupu?

Jeżeli VAT nie może zostać odzyskany, w budżecie zaplanowane są koszty brutto bez rozdzielania kwoty na netto i brutto poszczególnych zakupów.

KOMERCYJNE WYKORZYSTANIE A ZWROT DO NCBR, PROTOTYP

25. Czy podlegają zwrotowi do NCBR kwoty dochodu uzyskanego z tytułu komercyjnego wykorzystania prototypu, instalacji pilotażowych lub demonstracyjnych nawet jeżeli są własnością przedsiębiorcy?

Dochody uzyskane z tytułu komercyjnego wykorzystania prototypu, instalacji pilotażowych lub demonstracyjnych nie podlegają zwrotowi do NCBR, bez względu na to, czy są własnością jednostki naukowej, czy przedsiębiorcy.

26. Czy w ramach projektu badań przemysłowych lub rozwojowych możliwe jest sfinansowanie zakupu prototypowej linii technologicznej lub elementów takiej linii?

Maksymalna kwota zakupu 1 egzemplarza aparatury wynosi 500 000 zł.

Jeżeli zakup bądź budowa linii prototypowej zgodna jest z założeniami programu, wpisuje się w tematykę projektu i jest niezbędna do zrealizowania celów projektu – może stanowić koszt kwalifikowany w projekcie.

Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności elementy służące do budowy i na stałe zainstalowane w prototypie, instalacji pilotażowej lub demonstracyjnej kwalifikowane są w kategorii kosztów Op.

W ramach projektu możliwe jest także odpłatne korzystane z aparatury naukowo badawczej bądź zlecenie wykonania badań jednostce posiadającej linię technologiczną – przy ponoszeniu kosztów należy kierować się zasadami racjonalnej gospodarki finansowej, w szczególności najkorzystniejszej relacji nakładów do rezultatów.

POZOSTAŁE PYTANIA

27. Czy w kategorii „koszty gruntów i budynków” można uwzględnić  ich zakup?

Nie można finansować kosztu zakupu gruntów i budynków. Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów i charakterystyką kategorii kosztów „G” w projekcie kwalifikowane są jedynie koszty: dzierżawy gruntów, wieczystego użytkowania gruntów, amortyzacji budynków.

28. Czy określone są minimalne wartości wskaźników, jakie trzeba osiągnąć, dla pojedynczego projektu?

Wnioskodawca ustala wartości wskaźników zgodnie z szacowanymi oczekiwaniami (nie ma narzuconych przez regulamin ograniczeń).

29. Czy koszt adaptacji pomieszczeń może być kosztem kwalifikowalnym w projekcie? Adaptacja ta jest niezbędnym elementem projektu.

Koszt adaptacji pomieszczeń  może być kosztem kwalifikowanym w kategorii kosztów ogólnych O.

30. Ile wynosi maksymalne dofinansowanie na poszczególne fazy projektu?

Maksymalny poziom dofinansowania (% kosztów kwalifikowalnych)
Rodzaj jednostki Jednostka naukowa Mikro/małe przedsiębiorstwo Średnie przedsiębiorstwo Duże przedsiębiorstwo Inne
Faza badawcza Badania podstawowe* 100% 0 0 0 0
Badania przemysłowe

50% + 20% + 15%

(do 80%)**
50% + 10% + 15%** 50% + 15%** 75%
Prace rozwojowe 25% + 20% + 15%** 25% + 10% + 15%** 25% + 15%** 75%
Faza przygotowań do wdrożenia*** 90% 90%**** 90%

*koszty kwalifikowane badań podstawowych mogą stanowić maksymalnie 10% kosztów kwalifikowanych Projektu ogółem (dofinansowanie badań podstawowych może zostać udzielone wyłącznie jednostce naukowej)

** zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 25 lutego 2015 r. w sprawie warunków i trybu udzielania pomocy publicznej i pomocy de minimis za pośrednictwem Narodowego Centrum Badań i Rozwoju (Dz. U. z 2015 r. poz. 299)

*** dofinansowanie może być przyznane podmiotom posiadającym zdolność do bezpośredniego wdrożenia wyników Projektu

**** dofinansowanie fazy przygotowań do wdrożenia (jest przyznane pod warunkiem pozytywnej oceny wyników uzyskanych w fazie badawczej) i w przypadku przedsiębiorcy stanowi pomoc de minimis

31. Jak powinny być opisywane koszty (cost justification), w szczególności koszty osobowe, aparatura?

Wykazywane w Cost Justification koszty powinny być opisane w sposób umożliwiający ekspertowi merytorycznemu ocenę niezbędności oraz zasadności wykorzystania danych kosztów w projekcie. Przy opisie wynagrodzeń należy wskazać liczbę osób planowanych do wykonania zadania badawczego, średnią stawkę dla danego stanowiska, planowane osobomiesiące oraz krótkie uzasadnienie. Przy opisie aparatury naukowo-badawczej należy wskazać aparaturę planowaną do zakupu/amortyzacji wraz z szacowanym kosztem oraz krótkim uzasadnieniem niezbędności wykorzystania danej aparatury w projekcie.

32. Czy jeśli rozpoczniemy fazę B przed złożeniem raportu z fazy A (wniosek patentowy) nie przeszkodzi to w uznaniu kosztów z fazy B za koszty kwalifikowane?

Ocenę wyników fazy A przeprowadzają eksperci wydelegowani do tego celu przez NCBR.

Rozpoczęcie fazy B przed uzyskaniem   oceny fazy A  jest możliwe jednak koszty poniesione na fazę B mogą zostać zrefundowane  dopiero po pod warunkiem pozytywnej oceny fazy A.

Należy pamiętać, że realizacja fazy B nie może zakończyć się wcześniej, niż realizacja fazy A.

33. Czy koszty audytu zewnętrznego powinny być poniesione przez jednostkę, w której odbywa się audyt czy też przez lidera projektu?

Koszt audytu zewnętrznego jest kosztem kwalifikowanym (w kategorii Op) jeśli rozpoczyna się po zrealizowaniu 50% ale nie później jak po zrealizowaniu 80% planowanych wydatków związanych z projektem i kończy przed złożeniem końcowego sprawozdania z realizacji projektu.

Koszt audytu może być poniesiony przez lidera lub podzielony pomiędzy członków konsorcjum.

34. W jakiej kategorii kosztów należy umieścić oprogramowanie specjalistyczne potrzebne do działań merytorycznych przy realizacji projektu?

Oprogramowanie specjalistyczne należy zakwalifikować do kategorii kosztów A.

35. Czy firma, która  wykorzystała limit pomocy de minimis na rok 2015 i dwa poprzedzające lata, może startować w konkursie i złożyć wniosek o dofinansowanie działań w fazie B?

Warunkiem udzielenia pomocy de minimis jest pozytywna ocena raportu z realizacji Fazy A i na ten dzień będą weryfikowane zaświadczenia o pomocy de minimis, jakie Wnioskodawca otrzymał w roku, w którym ubiega się o pomoc oraz w ciągu 2 poprzedzających go lat. Wniosek nie będzie odrzucony z powodu przekroczenia limitu ww. pomocy na dzień jego złożenia.